記入済みのフォームをDriveに同期する

Boobesh Ramalingam
Guesswork.co共同創業者。
"Google Formsの回答から自動でPDFを作成するには"- Quora

フォームによっては、一覧の1行ではなく、記入した人ごとにファイルが必要です。たとえば賃貸の申込を受け付けていて、部屋を貸すと決める前に、各申込書を入居者フォルダに保管しておく必要があります。Google Formsは回答を1つの一覧にまとめるので、各回答をPDFに印刷してフォルダに移すには、ない時間を割くことになります。スクリプトを書くこともできますが、そうするとそのスクリプトの修正はあなたの仕事になります。Formesignは、各回答が送信されたときにPDFを作成し、選んだGoogle Driveのフォルダに保存します。そのPDFを記入した本人にメールで送ることもできます。請求書、契約書、申込書、証明書、入社書類、同意書に使えます。

始めましょう。フォームをPDFとしてアップロードし、以下の手順に沿って進めてください。

メールの添付ファイル

  • PDFをアップロードしてProceedをクリックします。"Do you need the signed document to match your original PDF?"でYes, keep my PDF exactly as it isを選び、Continueをクリックします。
  • フィールドを確認してProceedをクリックします。"How do you want the signature?"でCreate a reusable link for recurring formsを選び、Continueをクリックします。View signed documentsをクリックします。
  • "Responses"タブをクリックします
PDF Template、Form、Preview、Share、Signed PDF、Responsesの各タブ。Responsesが示されている
  • Kanban boardをクリックします
  • 回答が入る列（Submittedなど）の三点アイコンをクリックし、Notify respondentをクリックします
Kanban boardの列。三点アイコンが示され、メニューが開いてNotify respondentが示されている
  • メールアドレスのフィールドを選んでNextをクリックします
  • 件名を更新してNextをクリックします
  • メッセージを更新し、Include form response as attachmentオプションを有効にしてNextをクリックします
  • Test email notificationが表示されたら、フォームに自分のメールアドレスを入れてテストの回答を送信し、YESをクリックして設定を完了します。
Email respondentのメッセージのステップ。Include form response as attachmentにチェックが入って印が付き、Nextボタンに印が付いています
ユーザーがフォームに入力して送信すると、作成されたPDFドキュメントが添付された確認メールが届きます。

Google Driveに同期する

  • "Signed PDF"タブをクリックします
PDF Template、Form、Preview、Share、Signed PDF、Responsesの各タブ。Signed PDFが示されている
  • Save to Google Drive をクリックします
Signed PDF タブのバー。Save to Google Drive ボタンがマークされています
  • 保存先のフォルダを選んでNextをクリックします
  • Save Entire form responseにチェックを入れたままProceedをクリックし、Google Driveへのアクセスを許可して設定を完了します。
Save to Google Driveダイアログ。Choose existing folder from driveが選ばれて示され、Nextボタンが示されている
ユーザーがフォームに入力して送信すると、作成されたPDFドキュメントが自動でGoogle Driveに同期されます。
回答を集めるには、"Share"タブをクリックし、リンクをコピーしてユーザーと共有します。

Google Docsのテンプレートを使う

Google Docsのドキュメントから始めることもできます。詳しくはこちらをご覧ください。

まとめ

すべての回答を個別の文書として保管する必要があるなら、各回答をPDFに印刷してフォルダに移すのは時間がかかります。Formesignなら、フォームを一度Google Driveのフォルダに同期するだけで、各回答がそれぞれ1つのPDFとしてそこに保存されます。フォームをPDFとしてアップロードして、上の手順を進めてください。ご不明な点があれば、サポートにご連絡ください。

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