Synchroniser les formulaires remplis avec Drive

Boobesh Ramalingam
Cofondateur de Guesswork.co.
"Comment créer automatiquement des PDF avec les réponses Google Form"- Quora

Certains formulaires ont besoin d'un fichier pour chaque personne qui les remplit, pas d'une ligne dans une liste. Par exemple, vous recevez des demandes de location et chacune doit être classée dans votre dossier locataires avant que vous proposiez l'appartement. Google Forms garde les réponses dans une seule liste et imprimer chaque réponse en PDF pour la déplacer dans le dossier prend un temps que vous n'avez pas. Vous pouvez écrire un script pour ça, mais c'est alors à vous de réparer ce script. Formesign crée un PDF de chaque réponse quand elle est envoyée et l'enregistre dans le dossier Google Drive de votre choix. Il peut aussi envoyer ce PDF par e-mail à la personne qui l'a rempli. Cela marche pour les factures, les contrats, les candidatures, les certificats, les documents d'intégration et les formulaires de consentement.

C'est parti. Envoyez votre formulaire en PDF et suivez les étapes ci-dessous.

Pièce jointe par e-mail

  • Envoyez votre PDF et cliquez sur Proceed. Sur "Do you need the signed document to match your original PDF?", sélectionnez Yes, keep my PDF exactly as it is et cliquez sur Continue.
  • Vérifiez les champs et cliquez sur Proceed. Sur "How do you want the signature?", sélectionnez Create a reusable link for recurring forms et cliquez sur Continue. Cliquez sur View signed documents.
  • Cliquez sur l'onglet "Responses"
Les onglets PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF et Responses, avec Responses marqué
  • Cliquez sur Kanban board
  • Cliquez sur les trois points de la colonne où arrivent vos réponses (par exemple Submitted) et cliquez sur Notify respondent
Une colonne du Kanban board avec ses trois points marqués et son menu ouvert sur Notify respondent, qui est marqué
  • Sélectionnez le champ d'adresse e-mail et cliquez sur Next
  • Modifiez l'objet, cliquez sur Next
  • Modifiez le message, activez l'option Include form response as attachment et cliquez sur Next
  • Quand Test email notification s'affiche, envoyez une réponse de test avec votre propre adresse e-mail dans le formulaire et cliquez sur YES pour terminer la configuration.
L'étape de message Email respondent, avec Include form response as attachment coché et mis en évidence et le bouton Next mis en évidence
Quand l'utilisateur remplit et envoie le formulaire, il reçoit un e-mail de confirmation avec le document PDF généré en pièce jointe.

Synchroniser avec Google Drive

  • Cliquez sur l'onglet "Signed PDF"
Les onglets PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF et Responses, avec Signed PDF marqué
  • Cliquez sur Save to Google Drive
La barre de l'onglet Signed PDF avec le bouton Save to Google Drive mis en évidence
  • Sélectionnez le dossier de votre choix, cliquez sur Next
  • Laissez Save Entire form response coché, cliquez sur Proceed et autorisez l'accès à Google Drive pour terminer la configuration.
La boîte de dialogue Save to Google Drive avec Choose existing folder from drive choisi et marqué ainsi que le bouton Next marqué
Quand l'utilisateur remplit et envoie le formulaire, le document PDF généré est automatiquement synchronisé avec votre Google Drive.
Pour recueillir des réponses, cliquez sur l'onglet "Share", copiez le lien et partagez-le avec vos utilisateurs.

Utiliser un modèle Google Docs

Vous pouvez aussi partir de votre document Google Docs. Cliquez ici pour en savoir plus.

Résumé

Si chaque réponse doit être classée comme un document à part, imprimer chacune en PDF et la déplacer dans un dossier prend du temps. Avec Formesign, vous synchronisez votre formulaire avec votre dossier Google Drive une seule fois et chaque réponse y est enregistrée sous forme de PDF séparé. Envoyez votre formulaire en PDF et suivez les étapes ci-dessus. Si vous avez des questions, écrivez à l'assistance.

Dernière mise à jour :