Sincronize os formulários preenchidos com o Drive

Boobesh Ramalingam
Cofundador da Guesswork.co.
"Como criar PDFs automaticamente com as respostas do Google Forms"- Quora

Alguns formulários precisam de um arquivo para cada pessoa que os preenche, não de uma linha numa lista. Por exemplo, você recebe pedidos de locação e cada um precisa estar arquivado na pasta de inquilinos antes de você oferecer o apartamento. O Google Forms guarda as respostas numa única lista, e imprimir cada resposta em PDF e movê-la para a pasta toma um tempo que você não tem. Você pode escrever um script para isso, mas aí consertar esse script é problema seu. O Formesign gera um PDF de cada resposta quando ela é enviada e o salva na pasta do Google Drive que você escolher. Ele também pode enviar esse PDF por e-mail para quem preencheu. Isso funciona para faturas, contratos, inscrições, certificados, documentos de integração e termos de consentimento.

Vamos começar. Envie seu formulário como PDF e siga os passos abaixo.

Anexo de e-mail

  • Envie seu PDF e clique em Proceed. Em "Do you need the signed document to match your original PDF?", selecione Yes, keep my PDF exactly as it is e clique em Continue.
  • Confira os campos e clique em Proceed. Em "How do you want the signature?", selecione Create a reusable link for recurring forms e clique em Continue. Clique em View signed documents.
  • Clique na aba "Responses"
As abas PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF e Responses, com Responses marcada
  • Clique em Kanban board
  • Clique nos três pontos da coluna onde suas respostas chegam, como Submitted, e clique em Notify respondent
Uma coluna do Kanban board com os três pontos marcados e o menu aberto em Notify respondent, que está marcado
  • Selecione o campo de e-mail e clique em Next
  • Altere o assunto e clique em Next
  • Altere a mensagem, ative a opção Include form response as attachment e clique em Next
  • Quando aparecer Test email notification, envie uma resposta de teste com o seu próprio e-mail no formulário e clique em YES para concluir a configuração.
O passo de mensagem Email respondent, com Include form response as attachment marcado e destacado e o botão Next destacado
Quando o usuário preenche e envia o formulário, ele recebe um e-mail de confirmação com o documento PDF gerado em anexo.

Sincronize com o Google Drive

  • Clique na aba "Signed PDF"
As abas PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF e Responses, com Signed PDF marcada
  • Clique em Save to Google Drive
A barra da aba Signed PDF com o botão Save to Google Drive destacado
  • Selecione a pasta que preferir e clique em Next
  • Deixe Save Entire form response marcado, clique em Proceed e autorize o acesso ao Google Drive para concluir a configuração.
A caixa Save to Google Drive com Choose existing folder from drive escolhido e marcado, e o botão Next marcado
Quando o usuário preenche e envia o formulário, o documento PDF gerado é sincronizado automaticamente com o seu Google Drive.
Para coletar respostas, clique na aba "Share", copie o link e compartilhe com seus usuários.

Use um modelo do Google Docs

Você também pode começar pelo seu documento do Google Docs. Clique aqui para saber mais.

Resumo

Se você precisa de cada resposta arquivada como um documento próprio, imprimir cada uma em PDF e movê-la para uma pasta leva tempo. Com o Formesign, você sincroniza seu formulário com uma pasta do seu Google Drive uma única vez, e cada resposta é salva lá como um PDF próprio. Envie seu formulário como PDF e siga os passos acima. Se tiver alguma dúvida, escreva para o suporte.

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