如何在送出前顯示回應摘要供檢查？

Boobesh Ramalingam
Guesswork.co 共同創辦人。
"我可以檢查自己在 Google Forms 送出的答案嗎？"- Quora

大家提交 Google Forms 表單後，才開始想自己到底送出了什麼。例如，您受理會員申請，一個錯誤的日期或拼錯的名字，就代表要和申請人來回溝通。Google Forms 無法在提交前顯示答案供檢查。您可以加入回應驗證並讓大家事後編輯，但這代表要寄副本給他們，而且答案隨時都可能被更改。Formesign - Signature for Google Docs 外掛程式會在提交前於畫面上顯示答案摘要。每位申請人檢查後點選 Agree，錯誤的日期在送到您手上之前就會被發現。

以下說明 Google Forms 本身能做到什麼，以及如何用 Formesign 在提交前加入檢查畫面。

Google Forms 中的變通方法

如果您在 Google Forms 中建立表單，可以設定使用者填寫表單時必須遵守的規則。例如，您可以把欄位設為必填，讓使用者不會略過。您也可以為表單欄位加入回應驗證，確保答案符合特定條件。例如，您可以加入文字電子郵件驗證，確保電子郵件地址格式正確。
如何設定規則？您可以把表單中的問題設為必填或選填。此外，您還可以為簡答、段落和核取方塊等問題類型指定額外的規則。
  1. 在 Google Forms 中開啟您的表單
  2. 點選 + 圖示新增問題
  3. 輸入標題
  4. 選擇問題類型
  5. 開啟 Required 切換按鈕，將它設為必填
  6. 點選 Required 切換按鈕旁的 ⫶ More 圖示
  7. 點選 Response validation 設定相關規則
能夠設定規則，就能確保沒有不完整或錯誤的提交。不過，這並不能保證資訊正確無誤。
標題為 Email 的簡答題，設有 Text、Email 規則並為 Required，並標示出 More 圖示及其選單中的 Response validation
當您建立申請表或會員表單時，會希望申請人提供正確的資訊。您可以加入一個「I agree」核取方塊問題，讓使用者表示他們已檢查過回應且內容正確。如果是單頁表單，使用者可以在提交前捲動檢查回應。如果是多頁表單，檢查回應對使用者來說就很麻煩。
預設情況下，填答者提交表單後就無法變更回應。您可以在 Google Forms 中啟用「Allow response editing」選項，並設定「Send responders a copy of their response」選項。
  1. 在 Google Forms 中開啟您的表單
  2. 點選 Settings
  3. 點選 Responses
  4. 在「Collect email addresses」選項中選擇「Responder input」
  5. 在「Send responders a copy of their response」選項中選擇「Always」
  6. 啟用「Allow response editing」選項
使用者提交表單後，會收到一份附有回應副本和編輯回應按鈕的確認。這讓使用者可以檢查自己的回應，並在需要時編輯。要注意的是，使用者隨時都能編輯自己的回應。
Google Forms 設定中的 Responses 區段，Collect email addresses 設為 Responder input、Send responders a copy of their response 設為 Always，且 Allow response editing 已開啟，全部都有標示
這個變通方法只能減少錯誤，並在需要時提供修正的機會。若要在提交前顯示回應摘要供檢查，請使用 Formesign：

提交前檢查

  1. 從 Google Workspace Marketplace 安裝 Formesign - Signature for Google Docs 外掛程式
  2. 在 Google Forms 中開啟您的表單
  3. 點選外掛程式圖示
  4. 點選 Formesign - Signature for Google Docs
  5. 點選 More options ...
  6. 如果外掛程式要求修改表單，點選 Proceed
  7. 點選 Share this with users 那一列中的 Share
  8. 點選「Edit」分頁
  9. 點選表單最後 After page 那一列中的 Submit setting 齒輪圖示
  10. 點選 Consent
  11. 勾選 show consent screen 選項並點選 Save，即可在提交前顯示的同意畫面中顯示回應摘要
  12. 點選 Preview 測試表單
Submit setting 面板的 Consent 分頁，標示出 Consent 分頁、已勾選的 Show consent screen while submitting form 選項和 Save
使用者填寫表單並點選提交按鈕時，同意畫面會顯示表單標題，以及每個已作答的欄位和答案。他們點選 Agree 按鈕提交回應，或點選 Close。

摘要

Google Forms 不讓大家在提交前檢查答案，所以錯誤會直接送到您手上，之後還得修正。使用 Formesign，您在提交前於同意畫面顯示回應摘要，每個人檢查後點選 Agree 按鈕。在 Google Forms 中開啟您的表單並完成上面的步驟。如有任何問題，請寫信給支援團隊。

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