Come sincronizzare la firma e il documento firmato con Google Drive?

Boobesh Ramalingam
Cofondatore di Guesswork.co.
"Salvare il risultato automaticamente come pdf nel google drive"- Google Docs Editors Community

Salvare ogni modulo firmato in Google Drive come PDF è una domanda frequente: 76 persone l'hanno fatta sul forum di Google. È nelle approvazioni che fa più male. Per esempio, ogni nota spese ha bisogno della firma di un responsabile e di una copia in archivio, salvata nel momento in cui viene firmata. Google Forms conserva solo le risposte, quindi qualcuno scarica ogni PDF e lo sposta a mano in una cartella e alcune copie si perdono. Uno script può farlo, ma qualcuno deve scriverlo e mantenerlo funzionante. Con Formesign sincronizzi automaticamente la firma, il documento firmato e gli altri file caricati con il tuo google drive. Selezioni la cartella una volta e da quel momento nessuno deve scaricare o spostare un file.

Iniziamo. Crea il tuo modulo e segui i passaggi qui sotto.

Salva in Google Drive

  • Fai clic su Crea il tuo modulo, fai clic su Enter your form name, scrivi il nome e fai clic su Generate
  • Controlla la struttura e fai clic su Proceed. Nella scheda "Edit" del modulo, chiudi la finestra "Add eSignature" che dice "Your signing link is ready".
La finestra Add eSignature che dice Your signing link is ready, con l'icona di chiusura evidenziata e Share form e Add another signature sotto Manage
  • Fai clic sulla scheda "Signed PDF".
Le schede Edit, Preview, Share, Signed PDF e Responses, con Signed PDF evidenziata
  • Fai clic su Save to Google Drive
La barra della scheda Signed PDF con il pulsante Save to Google Drive evidenziato
  • In Save to Google Drive, seleziona la cartella in cui vuoi salvare i file e fai clic su Next. Una nuova cartella prende il nome del file del modulo nel tuo drive.
La finestra Save to Google Drive con Create a new folder in your drive, chiamata Expense claim, e il pulsante Next evidenziato
  • Lascia spuntato Save Entire form response, fai clic su Proceed e autorizza l'accesso a Google Drive quando Google lo chiede. Se compare Could not save to Google Drive, consenti i popup nel browser e riprova.
Il passaggio Pages to save con Save Entire form response spuntato e il pulsante Proceed evidenziato
  • Fai clic su Done, poi su Preview per provare la sincronizzazione
La finestra Save to Google Drive che dice You're all set, con il pulsante Done evidenziato
  • Formesign crea una sottocartella con il nome del tuo modulo, per esempio Expense claim - Signed Documents, dentro la cartella selezionata.
La cartella Expense claim in Google Drive con la sottocartella Expense claim - Signed Documents evidenziata
  • Ogni volta che un utente compila e invia il modulo, Formesign genera automaticamente un documento pdf con le firme elettroniche e lo sincronizza con il tuo google drive.
La cartella Expense claim - Signed Documents in Google Drive, con due PDF firmati chiamati con i loro id univoci, il primo evidenziato
Se il modulo ha più di un firmatario, il documento pdf viene sincronizzato quando firma l'ultima persona.
In Google Docs, fai clic su Extensions > fai clic su Formesign - Signature for Google Docs > fai clic su Signed documents to Drive. In Google Sheets, fai clic su Extensions > fai clic su Formesign - Sheet Signature > fai clic su Signed documents to Drive.
Il nome file predefinito include l'id univoco generato per ogni risposta. Puoi personalizzare il modulo per includere il nome o l'email nel nome del file.

Riepilogo

Quando ogni modulo firmato deve stare in Google Drive, salvare ogni PDF a mano richiede tempo e qualcuno si perde. Con Formesign selezioni una volta una cartella di Google Drive e Formesign genera automaticamente un documento pdf con le firme elettroniche e lo sincronizza con il tuo google drive. Crea il tuo modulo e completa i passaggi qui sopra. Se hai domande, scrivi all'assistenza.

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