如何將簽名和已簽署文件同步到 Google Drive？

Boobesh Ramalingam
Guesswork.co 共同創辦人。
"將結果自動以 PDF 儲存到 Google Drive"- Google Docs Editors Community

把每份已簽署的表單以 PDF 存到 Google Drive 是常見的問題：Google 論壇上已有 76 人問過。最痛苦的是核准流程。例如，每一份費用報銷都需要主管簽名，並在簽名當下就存一份副本歸檔。Google Forms 只保留答案，所以得有人逐一下載每份 PDF，再手動移到資料夾，難免會漏掉。用指令碼也做得到，但得有人撰寫並持續維護。使用 Formesign，您可以將簽名、已簽署文件和其他上傳的檔案自動同步到您的 Google Drive。只要選一次資料夾，之後就沒有人需要下載或搬移檔案。

現在就開始。建立您的表單，然後依照下列步驟操作。

Save to Google Drive

  • 按一下建立您的表單，再按一下 Enter your form name，輸入名稱後按一下 Generate
  • 檢查大綱後按一下 Proceed。在表單的「Edit」分頁上，關閉顯示「Your signing link is ready」的「Add eSignature」對話方塊。
顯示 Your signing link is ready 的 Add eSignature 對話方塊，已標示關閉圖示，Manage 下方有 Share form 和 Add another signature
  • 按一下「Signed PDF」分頁。
Edit、Preview、Share、Signed PDF 和 Responses 分頁，已標示 Signed PDF
  • 按一下 Save to Google Drive
Signed PDF 分頁的橫列，已標示 Save to Google Drive 按鈕
  • 在 Save to Google Drive 中，選擇要儲存檔案的資料夾，然後按一下 Next。新資料夾會使用您雲端硬碟中表單檔案的名稱。
Save to Google Drive 對話方塊，已標示名為 Expense claim 的 Create a new folder in your drive 和 Next 按鈕
  • 保持勾選 Save Entire form response，按一下 Proceed，並在 Google 要求時授權存取 Google Drive。如果顯示 Could not save to Google Drive，請在瀏覽器中允許彈出式視窗，然後再試一次。
Pages to save 步驟，已勾選 Save Entire form response，標示出 Proceed 按鈕
  • 按一下 Done，再按一下 Preview 測試同步
顯示 You're all set 的 Save to Google Drive 對話方塊，已標示 Done 按鈕
  • Formesign 會在所選資料夾下建立一個以表單命名的子資料夾，例如 Expense claim - Signed Documents。
Google Drive 中的 Expense claim 資料夾，已標示子資料夾 Expense claim - Signed Documents
  • 每當使用者填寫並提交表單，Formesign 就會自動產生含電子簽名的 PDF 文件，並同步到您的 Google Drive。
Google Drive 中的 Expense claim - Signed Documents 資料夾，列出兩份以唯一 ID 命名的已簽署 PDF，並標示了第一份
如果表單有多位簽署人，PDF 文件會在最後一人簽名時同步。
在 Google Docs 中，依序按一下 Extensions > Formesign - Signature for Google Docs > Signed documents to Drive。在 Google Sheets 中，依序按一下 Extensions > Formesign - Sheet Signature > Signed documents to Drive。
預設的檔案名稱包含為每份回應產生的唯一 ID。您可以自訂表單，在檔案名稱中加入姓名或電子郵件。

摘要

當每份已簽署的表單都必須存放在 Google Drive 時，手動儲存每份 PDF 很花時間，也難免有遺漏。使用 Formesign，您只要選一次 Google Drive 資料夾，Formesign 就會自動產生含電子簽名的 PDF 文件，並同步到您的 Google Drive。建立您的表單，然後完成上面的步驟。如有任何問題，請寫信給客服。

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