Come rinominare i file sincronizzati con Google Drive?

Boobesh Ramalingam
Cofondatore di Guesswork.co.
"Creare cartelle in Google Drive e rinominare documenti dalle risposte di Google Forms"- Google Docs Editors Community

Quando un responsabile della sicurezza chiede il registro della formazione sul carrello elevatore di un lavoratore, lo vuole subito. Cercare tra scatole di carta può richiedere ore. Una cartella di Google Drive con moduli firmati chiamati solo con un id univoco non è molto più veloce, perché li apri uno per uno finché trovi il lavoratore giusto. Google Forms conserva solo le risposte, quindi non ti dà un file con il nome del lavoratore. Con Formesign configuri i campi chiave del modulo per includere automaticamente il nome o l'email di chi risponde nel nome del file quando i file vengono sincronizzati con il tuo google drive. Una ricerca in Google Drive con il nome del lavoratore trova poi ogni nuovo registro.

Iniziamo. Crea il tuo modulo e segui i passaggi qui sotto.

Come rinominare i file?

  • Fai clic su Crea il tuo modulo, fai clic su Enter your form name, scrivi il nome e fai clic su Generate
  • Controlla la struttura e fai clic su Proceed. Nella scheda "Edit" del modulo, chiudi la finestra "Add eSignature" che dice "Your signing link is ready".
La finestra Add eSignature che dice Your signing link is ready, con l'icona di chiusura evidenziata e Share form e Add another signature sotto Manage
  • Scorri fino alla fine del modulo. Fai clic sull'icona Configure key fields, il quaderno nell'ultima riga After page
La riga After page 1 alla fine del modulo, con l'icona Configure key fields evidenziata
  • Nel pannello Respondent, imposta Get name from e Get email from sui campi con il nome e l'email di chi risponde. Se Get email from non compare, fai clic su + Email.
  • Fai clic su Save
Il pannello Respondent con Get name from impostato su Worker name e Get email from impostato su Worker email, entrambi evidenziati, e il pulsante Save evidenziato
Ora il nome del file include il nome. Quando arriva una risposta, lo vedi su ogni scheda della sezione Signed PDF. Cambiano anche le risposte che hai già.
Una scheda nella sezione Signed PDF, con il nome file PF000002 - Noor Ali - e l'id univoco - Signed Document.pdf evidenziato
Per sincronizzare questi file con il tuo google drive, vedi come sincronizzare la firma e il documento firmato con google drive.

Riepilogo

Quando i file firmati hanno nel nome solo un id univoco, trovare il registro di una persona significa aprirli uno per uno. Con Formesign configuri una volta i campi chiave per includere il nome o l'email di chi risponde nel nome del file e trovi ogni nuovo registro cercando nel tuo google drive. Crea il tuo modulo e completa i passaggi qui sopra.

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