Wie synchronisieren Sie Signatur und unterschriebenes Dokument mit Google Drive?

Boobesh Ramalingam
Mitgründer von Guesswork.co.
"Das Ergebnis automatisch als PDF in Google Drive speichern"- Google Docs Editors Community

Jedes unterschriebene Formular als PDF in Google Drive zu speichern, ist eine häufige Frage: 76 Personen haben sie im Google-Forum gestellt. Am meisten schmerzt es bei Freigaben. Zum Beispiel braucht jede Spesenabrechnung die Unterschrift einer Führungskraft und eine abgelegte Kopie, gespeichert in dem Moment, in dem sie unterschrieben wird. Google Forms speichert nur die Antworten, also lädt jemand jedes PDF herunter und verschiebt es von Hand in einen Ordner, und Kopien gehen verloren. Ein Skript kann das erledigen, aber jemand muss es schreiben und am Laufen halten. Mit Formesign synchronisieren Sie die Unterschrift, das unterschriebene Dokument und andere hochgeladene Dateien automatisch mit Ihrem Google Drive. Sie wählen den Ordner einmal aus, und ab dann muss niemand mehr eine Datei herunterladen oder verschieben.

Los geht's. Erstellen Sie Ihr Formular und folgen Sie den Schritten unten.

In Google Drive speichern

  • Klicken Sie auf Formular erstellen, klicken Sie auf Enter your form name, geben Sie den Namen ein und klicken Sie auf Generate
  • Prüfen Sie die Gliederung und klicken Sie auf Proceed. Schließen Sie im Tab "Edit" des Formulars den Dialog "Add eSignature" mit der Meldung "Your signing link is ready".
Der Dialog Add eSignature mit der Meldung Your signing link is ready, markiertem Schließen-Symbol sowie Share form und Add another signature unter Manage
  • Klicken Sie auf den Tab "Signed PDF".
Die Tabs Edit, Preview, Share, Signed PDF und Responses, mit markiertem Signed PDF
  • Klicken Sie auf Save to Google Drive
Die Leiste im Tab Signed PDF mit markierter Schaltfläche Save to Google Drive
  • Wählen Sie unter Save to Google Drive den Ordner, in dem Sie die Dateien speichern möchten, und klicken Sie auf Next. Ein neuer Ordner erhält den Namen der Formulardatei in Ihrem Drive.
Der Dialog Save to Google Drive mit Create a new folder in your drive, benannt Expense claim, und markierter Schaltfläche Next
  • Lassen Sie Save Entire form response angehakt, klicken Sie auf Proceed und erlauben Sie den Zugriff auf Google Drive, wenn Google danach fragt. Wenn Could not save to Google Drive angezeigt wird, erlauben Sie Pop-ups in Ihrem Browser und versuchen Sie es erneut.
Der Schritt Pages to save mit angehaktem Save Entire form response und dem markierten Button Proceed
  • Klicken Sie auf Done und dann auf Preview, um die Synchronisierung zu testen
Der Dialog Save to Google Drive mit der Meldung You're all set und markierter Schaltfläche Done
  • Formesign legt im gewählten Ordner einen Unterordner an, der nach Ihrem Formular benannt ist, etwa Expense claim - Signed Documents.
Der Ordner Expense claim in Google Drive mit markiertem Unterordner Expense claim - Signed Documents
  • Jedes Mal, wenn jemand das Formular ausfüllt und absendet, erstellt Formesign automatisch ein PDF-Dokument mit den elektronischen Unterschriften und synchronisiert es mit Ihrem Google Drive.
Der Ordner Expense claim - Signed Documents in Google Drive mit zwei unterschriebenen PDFs, benannt nach ihren eindeutigen IDs, das erste davon markiert
Hat das Formular mehr als eine unterzeichnende Person, wird das PDF-Dokument synchronisiert, wenn die letzte Person unterschreibt.
Klicken Sie in Google Docs auf Erweiterungen > Formesign - Signature for Google Docs > Signed documents to Drive. Klicken Sie in Google Sheets auf Erweiterungen > Formesign - Sheet Signature > Signed documents to Drive.
Der Standard-Dateiname enthält die eindeutige ID, die für jede Antwort erzeugt wird. Sie können Ihr Formular so anpassen, dass Name oder E-Mail-Adresse im Dateinamen stehen.

Zusammenfassung

Wenn jedes unterschriebene Formular in Google Drive abgelegt werden muss, kostet das Speichern jedes PDFs von Hand Zeit, und manche gehen verloren. Mit Formesign wählen Sie einmal einen Google Drive-Ordner aus, und Formesign erstellt automatisch ein PDF-Dokument mit den elektronischen Unterschriften und synchronisiert es mit Ihrem Google Drive. Erstellen Sie Ihr Formular und führen Sie die Schritte oben aus. Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie an den Support.

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