Comment renommer les fichiers synchronisés avec Google Drive ?

Boobesh Ramalingam
Cofondateur de Guesswork.co.
"Créer des dossiers Google Drive et renommer des documents à partir des réponses Google Forms"- Google Docs Editors Community

Quand un responsable sécurité demande la fiche de formation chariot élévateur d'un employé, il la veut tout de suite. Fouiller des cartons de papier peut prendre des heures. Un dossier Google Drive de formulaires signés nommés seulement avec un identifiant unique n'est pas beaucoup plus rapide, car vous les ouvrez un par un jusqu'à trouver le bon employé. Google Forms ne garde que les réponses, il ne vous donnera donc pas de fichier au nom de l'employé. Avec Formesign, vous configurez les champs clés du formulaire pour ajouter automatiquement le nom ou l'e-mail du répondant au nom du fichier quand les fichiers sont synchronisés avec votre Google Drive. Une recherche du nom de l'employé dans Google Drive trouve alors chaque nouvelle fiche.

C'est parti. Créez votre formulaire et suivez les étapes ci-dessous.

Comment renommer les fichiers ?

  • Cliquez sur Créer votre formulaire, cliquez sur Enter your form name, saisissez le nom et cliquez sur Generate
  • Vérifiez la structure et cliquez sur Proceed. Dans l'onglet "Edit" du formulaire, fermez la boîte de dialogue "Add eSignature" qui indique "Your signing link is ready".
La boîte de dialogue Add eSignature qui indique Your signing link is ready, avec son icône de fermeture mise en évidence et Share form et Add another signature sous Manage
  • Faites défiler jusqu'à la fin du formulaire. Cliquez sur l'icône configure key fields, le carnet dans la dernière ligne After page
La ligne After page 1 à la fin du formulaire, avec l'icône Configure key fields mise en évidence
  • Dans le panneau Respondent, réglez Get name from et Get email from sur les champs qui contiennent le nom et l'e-mail du répondant. Si Get email from n'apparaît pas, cliquez sur + Email.
  • Cliquez sur Save
Le panneau Respondent avec Get name from réglé sur Worker name et Get email from réglé sur Worker email, tous deux mis en évidence, ainsi que le bouton Save
Le nom du fichier inclut maintenant le nom. Dès que vous avez une réponse, vous le voyez sur chaque carte de l'onglet Signed PDF. Les réponses que vous avez déjà changent aussi.
Une carte dans l'onglet Signed PDF, avec le nom de fichier PF000002 - Noor Ali - suivi de l'identifiant unique - Signed Document.pdf mis en évidence
Pour synchroniser ces fichiers avec votre Google Drive, consultez comment synchroniser la signature et le document signé avec Google Drive.

Résumé

Quand les fichiers signés ne portent qu'un identifiant unique, trouver la fiche d'une personne oblige à les ouvrir un par un. Avec Formesign, vous configurez une seule fois les champs clés pour ajouter le nom ou l'e-mail du répondant au nom du fichier et vous retrouvez chaque nouvelle fiche en cherchant dans votre Google Drive. Créez votre formulaire et suivez les étapes ci-dessus.

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