Hoe stuur je automatische herinneringen om te tekenen?

"Ik kom er niet achter hoe ik een "herinnering" stuur om hem te vragen te tekenen"- Google Docs Editors Community

Dit is een veelgestelde vraag: 192 mensen op het forum van Google hebben gevraagd hoe je iemand herinnert die nog niet heeft getekend. Bij inkoopaanvragen in Google Forms kan de goedkeuringsmail worden verwijderd of wegzakken in een inbox en niets laat het je weten. Google Forms kan geen herinnering sturen, dus houd je een lijst bij van wie wat heeft en schrijf je elke opvolgmail zelf. In Formesign stel je voor een goedkeurder één keer een herinnering in, in uren. Heeft hij dan nog niet getekend, dan krijgt hij een nieuwe e-mail met de ondertekeningslink, ook als hij de eerste heeft verwijderd.

Aan de slag. Maak je formulier en volg de stappen hieronder.

1. Open de lijst met ondertekenaars

  1. Klik op Maak je formulier, klik op Enter your form name, typ Purchase request en klik op Generate.
  2. Controleer de opzet en klik op Proceed.
  3. Je komt op het tabblad EDIT, waar in het venster Add eSignature staat: Your signing link is ready. Sluit het.
  4. Klik op het potlood op de kaart Signature workflow.
  5. De AI kiest de ondertekenaars op basis van de naam van je formulier, dus typ in Setup workflow over ze heen zodat er Requester en Approver staat, verwijder de andere via hun drie puntjes en klik op Next.
  6. Sluit het venster Your signing link is ready.
  7. Klik nogmaals op het potlood.
De kaart Signature workflow met Requester en Approver, met het potlood gemarkeerd

2. Zet Set reminder aan

Klik op de drie puntjes naast Approver en zet Set reminder aan. Stel onder Remind if not signed after met − en + de uren in. Klik op Next om op te slaan en sluit het venster Your signing link is ready.
Het menu van Approver in de lijst met ondertekenaars met de drie puntjes, de schakelaar Set reminder en de uren gemarkeerd, ingesteld op 8 hrs en een 8h-label naast Approver

3. Deel de link

Klik op SHARE, klik op Copy en stuur de link naar je personeel.

4. De goedkeurder krijgt de herinnering

Als hij niet op tijd heeft getekend, krijgt hij deze e-mail met een nieuwe knop Review & sign, ook als hij de eerste heeft verwijderd. De uren tellen vanaf het moment dat de aanvrager tekent.
De herinneringsmail aan ana@example.com met het onderwerp [Reminder] Sign Purchase request #2 en de knop Review and sign gemarkeerd

5. Stuur hem opnieuw als het nodig is

Elke ondertekenaar krijgt één herinnering per aanvraag. Om er nog een te sturen, open je SIGNED PDF, klik je op de drie puntjes op de kaart, kies je Activity en klik je op Resend request.
Het paneel Activity met ana@example.com in afwachting en Resend request gemarkeerd

Samenvatting

Als een handtekeningverzoek per e-mail de deur uitgaat, kan het worden verwijderd of gemist en volgt niets het op tenzij jij dat doet. Met Formesign stel je één keer een herinnering in en wie niet op tijd heeft getekend, krijgt een nieuwe e-mail met de link. Je kunt hem ook opnieuw sturen vanuit Activity. Maak je formulier en voer de stappen hierboven uit.

Laatst bijgewerkt: