Google Forms automatisch invullen vanuit Google Sheets?

"gegevens uit een bestaande Google Sheet gebruiken om een reeks Google Forms te vullen"- Google Docs Editors Community

Dit is een veelgestelde vraag en 185 mensen hebben hem gesteld op het forum van Google. Je klanten, leerlingen of medewerkers staan al als rijen in een Google Sheet en ieder van hen moet een formulier krijgen met zijn eigen gegevens al ingevuld. Google Forms kan geen Sheet lezen. De Pre-fill form maakt één link tegelijk, en een formule die de links bouwt in Sheets zet elke waarde in de link, waar iedereen hem kan lezen en veranderen. Met Formfacade vul je de gegevens in Google Sheets in en maakt het een vooraf ingevulde link voor elke rij. Iedereen opent zijn eigen link en ziet zijn gegevens al ingevuld, en je kunt die velden alleen-lezen maken zodat ze terugkomen zoals je ze hebt verstuurd.

Hieronder staan drie manieren om een formulier in Google Forms vooraf in te vullen vanuit een Google Sheet en waar elke manier tekortschiet.

3 manieren om een formulier in Google Forms vooraf in te vullen vanuit Google Sheets

Pre-fill form van Google, één link tegelijk
Een formule in Google Sheets die voor elke rij een link bouwt
Formfacade, dat voor elke rij van je Sheet een link maakt

1. Pre-fill form van Google

Klik in Google Forms op ⋮ More en dan op Pre-fill form. Vul de antwoorden voor één persoon in, klik op Get link en kopieer hem. Lees Hoe vul je antwoorden vooraf in in Google Forms?

Waar het tekortschiet: je herhaalt het voor elke persoon. Elke link draagt de waarden in zijn adres en de persoon kan ze allemaal veranderen.

2. Een formule in Google Sheets

Kopieer één vooraf ingevulde link en voeg in een nieuwe kolom het adres samen met de waarden van elke rij, met het entry-nummer van elke vraag.

Waar het tekortschiet: iemand moet de formule schrijven en repareren. Op het forum van Google melden mensen links die te lang zijn om te versturen, datums die in getallen veranderen en antwoorden die worden afgekapt bij een & of een spatie. De waarden staan nog steeds in de link en kunnen nog steeds worden veranderd.

3. Formfacade: een vooraf ingevulde link voor elke rij

Klik op Maak je formulier, geef je formulier een naam, klik op Create form en klik op Proceed.
Klik in het venster Prefill & email met de vraag "Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?" op No.

Klik op het tabblad Share

Klik onder More options op Create prefill links

Klik op + Create new prefill

Vul een unieke naam in voor je eerste link en klik op Create prefill link
Klik op Create prefill, dan op Import prefill en dan op View Sheets
Vul in de Google Sheet voor elke klant de Prefill Name, het e-mailadres en de naam in

Klik de eerste keer op Extensions > Add-ons > Get add-ons, zoek naar "Formfacade - Prefill & email" en klik op Install
Klik op Extensions > Formfacade - Prefill & email > Import prefill
Controleer de rijen en klik op Proceed

Formfacade maakt voor elke rij een vooraf ingevulde link. Ze staan op de pagina Prefill links, elk met een eigen Copy link. Om iedereen zijn link te mailen, lees Hoe stuur je bulkmails met een persoonlijke vooraf ingevulde link voor Google Forms?

Samenvatting

Google Forms kan geen Google Sheet lezen, dus een formulier vooraf invullen voor elke persoon betekent één link tegelijk maken of een formule schrijven die elke waarde in de link zet. Met Formfacade vul je de gegevens in Google Sheets in en maakt het een vooraf ingevulde link voor elke rij, met de waarden buiten de link. Maak je formulier en voer de stappen hierboven uit. Heb je vragen, schrijf dan naar support.