Remplir automatiquement Google Forms avec Google Sheets

"utiliser les données d'une feuille Google existante pour remplir un ensemble de formulaires Google"- Google Docs Editors Community

C'est une question fréquente : 185 personnes sur le forum de Google l'ont posée. Vos clients, élèves ou employés sont déjà des lignes dans une feuille Google Sheets et chacun d'eux devrait recevoir un formulaire avec ses propres informations déjà remplies. Google Forms ne peut pas lire une feuille. Son Pre-fill form crée un lien à la fois et une formule qui crée les liens dans Sheets met chaque valeur dans le lien, où n'importe qui peut la lire et la modifier. Avec Formfacade, vous saisissez les informations dans Google Sheets et il crée un lien prérempli pour chaque ligne. Chaque personne ouvre son propre lien et voit ses informations déjà remplies. Vous pouvez rendre ces champs en lecture seule pour qu'ils reviennent tels que vous les avez envoyés.

Voici trois façons de préremplir un formulaire Google à partir d'une feuille Google Sheets et ce qui manque à chacune.

3 façons de préremplir un formulaire Google à partir de Google Sheets

  1. Le Pre-fill form de Google, un lien à la fois
  2. Une formule dans Google Sheets qui crée un lien pour chaque ligne
  3. Formfacade, qui crée un lien pour chaque ligne de votre feuille

1. Le Pre-fill form de Google

Dans Google Forms, cliquez sur ⋮ More, puis sur Pre-fill form. Remplissez les réponses pour une personne, cliquez sur Get link et copiez-le. Lisez Comment préremplir des réponses dans Google Forms ?
Ses limites : vous recommencez pour chaque personne. Chaque lien contient les valeurs dans son adresse et la personne peut changer n'importe laquelle.

2. Une formule dans Google Sheets

Copiez un lien prérempli et, dans une nouvelle colonne, assemblez son adresse avec les valeurs de chaque ligne, en utilisant le numéro d'entrée de chaque question.
Ses limites : quelqu'un doit écrire la formule et la corriger. Sur le forum de Google, des gens signalent des liens trop longs à envoyer, des dates qui se transforment en nombres et des réponses coupées à un & ou à un espace. Les valeurs sont toujours dans le lien et peuvent toujours être modifiées.

3. Formfacade : un lien prérempli pour chaque ligne

  • Cliquez sur Créer votre formulaire, nommez votre formulaire, cliquez sur Create form et cliquez sur Proceed.
  • Dans la boîte de dialogue Prefill & email qui demande "Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?", cliquez sur No.
La boîte de dialogue Prefill and email qui demande Do you want to prefill this form and send them as email to your contacts?, avec No mis en évidence
  • Cliquez sur l'onglet Share
Les onglets Edit, Preview, Share et Responses, avec Share mis en évidence
  • Sous More options, cliquez sur Create prefill links
Le panneau More options de la page Share, avec Create prefill links mis en évidence
  • Cliquez sur + Create new prefill
La page Prefill links qui indique No prefilled links yet, avec + Create new prefill mis en évidence
  • Saisissez un nom unique pour votre premier lien et cliquez sur Create prefill link
  • Cliquez sur Create prefill, puis sur Import prefill, puis sur View Sheets
  • Dans la feuille Google, saisissez le Prefill Name, l'e-mail et le nom de chaque client
Une feuille Google avec un onglet Customer details et les colonnes Prefill Name, Name, Email et Customer ID, avec trois clients
  • La première fois, cliquez sur Extensions > Modules complémentaires > Télécharger des modules complémentaires, recherchez "Formfacade - Prefill & email" et cliquez sur Installer
  • Cliquez sur Extensions > Formfacade - Prefill & email > Import prefill
  • Vérifiez les lignes et cliquez sur Proceed
Formfacade crée un lien prérempli pour chaque ligne. Ils sont listés sur la page Prefill links, chacun avec son propre Copy link. Pour envoyer à chaque personne son lien par e-mail, lisez Comment envoyer des e-mails en masse avec un lien prérempli Google Forms personnalisé ?
L'écran Prefill links listant customer-1001, customer-1002 et customer-1003, chacun avec son propre lien, 3 champs, Preview et Copy link ; un Copy link est mis en évidence

Résumé

Google Forms ne peut pas lire une feuille Google Sheets, donc préremplir un formulaire pour chaque personne veut dire créer un lien à la fois ou écrire une formule qui met chaque valeur dans le lien. Avec Formfacade, vous saisissez les informations dans Google Sheets et il crée un lien prérempli pour chaque ligne, sans mettre les valeurs dans le lien. Créez votre formulaire et suivez les étapes ci-dessus. Si vous avez des questions, écrivez à l'assistance.

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