作成したPDFつきの個別のメールを送るには？

Boobesh Ramalingam
Guesswork.co共同創業者。

Google Forms のフォームに記入した人は送った内容の控えを欲しがり、あなたのチームは新しい送信を1件ずつ知りたいものです。Google Forms は回答者に回答のコピーを送れますが、フォームから作った PDF は送れません。Formesign は送信のたびに2通のメールを設定します。回答を PDF で添付した回答者への確認メールと、チームへの通知メールです。

始めましょう。フォームをPDFとしてアップロードし、以下の手順に沿って進めてください。

確認メールを送信

  • PDFをアップロードしてProceedをクリックします。"Do you need the signed document to match your original PDF?"でYes, keep my PDF exactly as it isを選び、Continueをクリックします。
  • フィールドを確認してProceedをクリックします。"How do you want the signature?"でCreate a reusable link for recurring formsを選び、Continueをクリックします。View signed documentsをクリックします。
  • "Responses"タブをクリックします
PDF Template、Form、Preview、Share、Signed PDF、Responsesの各タブ。Responsesが示されている
  • Kanban board をクリックします
  • 回答が入る列 (Submitted など) の三点アイコンをクリックします
  • Notify respondent をクリックします
Kanban boardの列。三点アイコンが示され、メニューが開いてNotify respondentが示されている
  • リストからメールアドレスの項目を選び、Next をクリックします
  • 件名を編集して Next をクリックします
  • 必要に応じてメッセージを編集し、Include form response as attachment をオンにして Next をクリックします
  • Test email notification が表示されたら、自分のメールアドレスを入れてフォームにテスト回答を送信し、YES をクリックして設定を完了します。
Email respondentのメッセージのステップ。Include form response as attachmentにチェックが入って印が付き、Nextボタンに印が付いています
回答者それぞれに、自分の回答と PDF が添付されたメールが届きます。

通知メールを受け取る

  • Kanban board で再び三点アイコンをクリックし、Notify collaborators をクリックします
三点アイコンに印が付き、メニューが Notify collaborators で開いてそこに印が付いた Kanban board の列
  • 自分のメールアドレスを入力して Next をクリックします
  • 件名を編集して Next をクリックします
  • 必要に応じてメッセージを編集し、添付ファイルをオンにして Next をクリックします。Test email notification が表示されたら、テスト回答を送信して YES をクリックします。
回答を集めるには、"Share"タブをクリックし、リンクをコピーしてユーザーと共有します。

まとめ

回答者が記入内容の控えを欲しがり、チームが送信を1件ずつ知りたいなら、Formesign で両方にメールを送れます。Formesign なら、PDF を添付した確認メールと、チーム向けの通知メールを設定できます。フォームを PDF としてアップロードして、上の手順を進めてください。ご不明な点があれば、サポートまでご連絡ください。

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