¿Cómo enviar un correo personalizado con el PDF generado?

Boobesh Ramalingam
Cofundador de Guesswork.co.

Las personas que completan tu formulario de Google Forms quieren una copia de lo que enviaron y tu equipo quiere enterarse de cada nuevo envío. Google Forms puede enviar a quienes responden una copia de sus respuestas, pero no un PDF hecho a partir de tu formulario. Formesign configura dos correos para cada envío: una confirmación para quien responde con su respuesta adjunta en PDF y una notificación para tu equipo.

Empecemos. Sube tu formulario como PDF y sigue los pasos de abajo.

Enviar correos de confirmación

  • Sube tu PDF y haz clic en Proceed. En "Do you need the signed document to match your original PDF?", selecciona Yes, keep my PDF exactly as it is y haz clic en Continue.
  • Revisa los campos y haz clic en Proceed. En "How do you want the signature?", selecciona Create a reusable link for recurring forms y haz clic en Continue. Haz clic en View signed documents.
  • Haz clic en la pestaña "Responses"
Las pestañas PDF Template, Form, Preview, Share, Signed PDF y Responses, con Responses marcado
  • Haz clic en Kanban board
  • Haz clic en el ícono de tres puntos de la columna donde llegan tus respuestas, como Submitted
  • Haz clic en Notify respondent
Una columna del Kanban board con sus tres puntos marcados y su menú abierto en Notify respondent, que está marcado
  • Selecciona el campo de correo en la lista y haz clic en Next
  • Actualiza el asunto y haz clic en Next
  • Actualiza el mensaje según lo necesites, activa Include form response as attachment y haz clic en Next
  • Cuando aparezca Test email notification, envía una respuesta de prueba con tu propio correo en el formulario y haz clic en YES para completar la configuración.
El paso del mensaje Email respondent, con Include form response as attachment marcado y resaltado y el botón Next marcado
Cada persona que responde recibe el correo con sus respuestas y el PDF adjunto.

Recibir correos de notificación

  • En el Kanban board, vuelve a hacer clic en el ícono de tres puntos y haz clic en Notify collaborators
Una columna del Kanban board con sus tres puntos marcados y su menú abierto en Notify collaborators, que está marcado
  • Escribe tu correo y haz clic en Next
  • Actualiza el asunto y haz clic en Next
  • Actualiza el mensaje según lo necesites, activa el adjunto y haz clic en Next. Si aparece Test email notification, envía una respuesta de prueba y haz clic en YES.
Para recopilar respuestas, haz clic en la pestaña "Share", copia el enlace y compártelo con tus usuarios.

Resumen

Si quienes responden quieren una copia de lo que completaron y tu equipo quiere saber de cada envío, Formesign puede enviar ambos correos. Con Formesign, configuras un correo de confirmación con el PDF adjunto y un correo de notificación para tu equipo. Sube tu formulario como PDF y completa los pasos de arriba. Si tienes alguna pregunta, escribe a soporte.

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