如何在 Google Docs 中加入簽名？

Boobesh Ramalingam
Guesswork.co 共同創辦人。
"如何在 Google Docs 中以電子方式簽署文件"- Google Docs Editors Community

這是 Google Docs 使用者常問的問題，Google 論壇上已有 4,994 人問過。有些人有信件或合約要自己簽。另一些人則需要客戶、房客或員工簽署他們的文件。貼上簽名圖片幾乎證明不了什麼，而 Google 自己的 eSignature 只適用於部分 Workspace 方案。使用 Formesign - Signature for Google Docs 外掛程式，您可以自己簽署文件，或分享給別人簽署，任何 Google 帳戶都能使用。

以下是在 Google Docs 文件上加入簽名的四種方式，以及各自的不足之處。

在 Google Docs 文件上加入簽名有四種方式。圖片和繪圖是把您自己的簽名放進文件，Google 的 eSignature 是把文件送給別人簽署，而 Formesign 兩者都能做到：
  1. 上傳簽名圖片
  2. 透過 Insert > Drawing 使用手繪工具
  3. 使用 Google Docs 內建的 eSignature 功能（僅限 Workspace）
  4. 使用 Google Workspace 外掛程式（Formesign - Signature for Google Docs、Docusign 等）

上傳簽名圖片

  • 開啟您的 Google Docs 文件
  • 點選要插入簽名的位置。
  • 前往 Insert > Image > 選擇來源（Upload from computer、Drive 等）。
  • 選擇您的簽名圖片。
  • 視需要調整圖片的大小和位置。

透過 Insert > Drawing 使用手繪工具

  • 開啟您的 Google Docs 文件。
  • 點選要插入簽名的位置。
  • 前往 Insert > Drawing > + New。
  • 在 Drawing 視窗中，點選 Line 工具並選擇 Scribble。
  • 用滑鼠或觸控板畫出您的簽名。
  • 點選 Save and Close。
  • 簽名會插入文件中，您可以視需要調整大小或移動。

使用 Google Docs 內建的 eSignature 功能（僅限 Workspace）

建立新的 Google Docs 文件或開啟現有文件，然後從上方選單點選 Tools > eSignature。
您可以拖曳一個或多個欄位，例如 Signature、Initials、Name、Date Signed、Text field，加入您的文件。如果有多位簽署人，請在「Insert fields for」下選擇要為其加入電子簽名欄位的簽署人。您也可以使用 Manage Signers 選項更新可用的簽署人清單。目前，一份文件最多可加入 10 位簽署人，並為每位指派欄位。
您可以為文件中的每個欄位指派簽署人。若要管理欄位，點選欄位將它選取，然後使用 Assigned to 下拉選單變更簽署人。每位簽署人都會分配到獨特的顏色，方便辨識指派給他們的欄位。
在文件中加入相關欄位後，您可以點選右側的 Request signature 選項送出簽名請求。輸入 PDF 檔案的標題，加入每位簽署人的電子郵件地址，附上要隨電子簽名請求寄出的訊息，然後點選 Send Request。
送出簽名請求時，系統會產生 PDF 並分享給簽署人，簽署人只能更新指派給他們的欄位並簽署文件。文件簽署完成後，完成檔案的 PDF 副本會儲存在與原始文件相同的資料夾中。

✅ 優點

  • 安全且符合法規（ESIGN Act、eIDAS）
  • 介面友善直覺
  • 與 Google Drive 無縫整合
  • 支援多位簽署人

❌ 缺點

  • 不支援依序簽名的工作流程（無法強制簽署順序）
  • 無法指定儲存已簽署文件的 Google Drive 資料夾
  • 報表和分析功能有限

使用 Formesign - Signature for Google Docs 外掛程式

Formesign 外掛程式會把您的 Google Docs 文件變成可以自己簽署、也可以分享給別人簽署的文件，任何 Google 帳戶都能使用。如果您的文件無法讀取，請將它下載為 PDF，並在這裡上傳。

自己簽署文件

  • 第一次使用時，請安裝 Formesign - Signature for Google Docs 外掛程式
  • 開啟您的 Google Docs 文件
  • 點選 Extensions，點選 Formesign - Signature for Google Docs，然後點選 Request signature
  • 在 Request signature 面板中點選 Proceed
Google Docs 中的 Request signature 面板，說明我們會將您的 Google Docs 文件轉換為含預留位置欄位的可簽署 PDF，並標示出 Proceed 按鈕
  • 檢查文件上的欄位並點選 Proceed
  • 在 How do you want the signature? 下選擇 I'll sign it 並點選 Continue
  • 填寫欄位、畫出您的簽名，然後點選 Submit document。已簽署的副本會寄到您的電子郵件。

請別人簽署您的文件

  • 開啟您的文件，點選 Extensions，點選 Formesign - Signature for Google Docs，點選 Request signature，然後點選 Proceed
  • 檢查文件上的欄位並點選 Proceed
  • 在 How do you want the signature? 下選擇 Create a reusable link for recurring forms 並點選 Continue
How do you want the signature，已選取並標示出 Create a reusable link for recurring forms，並標示出 Continue 按鈕
  • 點選 View signed documents。每份已簽署的副本都會列在那裡。
  • 每位簽署人都會先從 Google 登入開始。如果您的簽署人沒有 Google 帳戶，點選 Form，點選簽名欄位，然後點選 Verify identity 旁的 Not required。
  • 點選「Share」分頁，複製連結並傳給您的簽署人
每位簽署人閱讀文件、填寫欄位和自己的電子郵件、簽名，然後點選 Submit document。每份回應都會建立一份新文件，每份已簽署的副本您都會收到。
如果您的文件有多位簽署人，同一個問題可以讓您先簽，或把它傳給第一位簽署人。其他人會依照文件中的順序，輪流收到電子郵件。

摘要

無論是您自己簽署文件，還是需要別人簽署，貼上的圖片幾乎證明不了什麼，而 Google 的 eSignature 只適用於部分 Workspace 方案。使用 Formesign，您可以從任何 Google 帳戶簽署您的文件，或分享一個連結讓別人簽署，並取得已簽署的 PDF。開啟您的 Google Docs 文件，或以 PDF 上傳，並完成上面的步驟。如有任何問題，請寫信給支援團隊。

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