如何不佔用 Drive 空間儲存 Google Forms 的上傳檔案?

"Google Forms 表單不再接受回應。請修正檔案上傳設定錯誤。"- Google Docs Editors Community

Google 論壇上的一則討論串中,有 504 人問了同一個問題:為什麼我的 Google Forms 表單不再接受回應?答案是它的檔案上傳上限。透過 Google Forms 送出的每個檔案都會存進擁有者的 Drive,並計入表單設定的上限,因此一份熱門的求職申請表單可能某天就收不了履歷。提高上限或購買儲存空間只是把牆往後移,而用電子郵件收檔案,就得把每個檔案對應到它的回應。使用 Formfacade,上傳檔案會存到 Formfacade 的儲存空間,而不是您的 Drive,因此您的表單不受 Drive 空間影響。您可以從回應或 Google Sheets 中的連結開啟每個檔案,填答者上傳時也不必登入 Google。

現在就開始。建立您的表單,然後依照下列步驟操作。

1. 建立您的表單

在開啟的頁面中為表單命名,然後點選 Create form。檢查它建議的問題,然後點選 Proceed。如果它詢問「Do you want to preview this form?」,請點選 No。
Edit、Preview、Share 和 Responses 分頁,並標示出 Edit

2. 檢查您的儲存空間

在 EDIT 中點選上傳問題,點選齒輪,然後開啟 Answer。Max file storage 會顯示您方案的空間,而且只有在您點選 Configure 後,檔案才會送到 Drive。
檔案上傳問題的 Answer 分頁,標示出 Save uploaded files to Google Drive 及其 Configure 連結、Maximum number of files、Max file size,以及附有 Upgrade 連結的 Max file storage

3. 申請人加入檔案

開啟 SHARE,點選 Copy,把表單連結傳給申請人。他們點選 Add file,不必登入 Google 就能上傳。
Maria Lopez 填寫的 Job application 表單,已上傳 maria-resume.pdf 和 maria-cover-letter.pdf,並標示出 Upload any relevant certifications 下方的 Add file 連結

4. 開啟每位申請人的檔案

收到回應時,點選 Responses 分頁,接著點選 Kanban board,再點選一張卡片。點選檔案即可開啟。
Maria Lopez 的回應,她的履歷、求職信和證書都是可點選的連結,並標示出第一個

5. 在您的 Google Sheets 中找到連結

在 Responses 下依序點選 Google Sheets、Link to Sheets 和 Proceed。點選 View sheets。每個檔案都會以 formfacade.com 連結顯示在那裡。檔案不會進到您的 Drive。
Google Sheets 中的 Job application 回應,每份履歷都是 formfacade.com/uploaded 連結

摘要

當每次上傳都計入您的 Drive 時,表單可能在達到上限後就停止接受回應。使用 Formfacade,上傳的檔案會存到 Formfacade 的儲存空間,您可以從回應或 Google Sheets 中的連結開啟它們。建立您的表單並完成上面的步驟。如有任何問題,請寫信給支援團隊。

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