如何將 Google Forms 電子郵件通知傳送給多位協作者？

"電子郵件只寄給表單建立者，不會寄給有管理權限的協作者"- Google Docs Editors Community

團隊共用表單時，每個需要處理的人都得知道每筆新回應。Google Forms 只把通知寄給開啟通知的人，通常是表單建立者，Google 論壇上有 163 個人問過如何也寄給協作者，可見這是常見問題。每個人可以自己開啟通知，但這樣只會通知到團隊中的一部分人，其他人就漏掉了。使用 Formfacade，您只要輸入一次名單，名單上的每個人都會同時收到每筆新回應和答案。群組地址也可以用，輸入一個就涵蓋整個團隊。

以下介紹 3 種把 Google Forms 通知寄給團隊所有人的方法，以及各自的不足之處。

1. 每位協作者自己開啟通知

把每個人加為表單的協作者。每個人都要開啟 Responses，點選 ⋮ 圖示，開啟 Get email notifications for new responses。每個人都得自己做，而且只適用於表單的編輯者，郵件裡也沒有答案。

2. 轉寄擁有者的通知

在 Gmail 設定篩選器，把表單的通知電子郵件轉寄給團隊。這些郵件中的連結只有表單擁有者能開啟回應，所以收到轉寄的人仍然無法閱讀。

3. 用 Formfacade 寄給名單

Formfacade 會把每筆新回應連同答案，寄到您輸入的每個地址。
  • 點選 建立您的表單，為它命名，點選 Create form，再點選 Proceed。
  • 詢問 "Do you want to setup email notification for this form?" 時，點選 No。
詢問「Do you want to setup email notification for this form?」的 Email notification 對話框，已標示 No
  • 點選 Responses。
Edit、Preview、Share 和 Responses 分頁，並標示出 Responses
  • 點選 Kanban board，點選 Submitted 上的三個點 ⋮，再點選 Notify collaborators。
Kanban 看板，Submitted 欄的選單已開啟，並標示出 Notify collaborators
  • 輸入電子郵件地址或群組地址，以逗號分隔，然後點選 Next。
已輸入 sam@example.com、lena@example.com 和 tom@example.com 的 Email collaborators 方塊，標示出地址欄和 Next
  • 輸入主旨並點選 Next，然後在訊息畫面點選 Next。
  • 點選 "Click here"，填寫表單並提交。收到電子郵件後點選 YES。
每筆新回應會同時寄給名單上的所有人。沒有人需要自己開啟通知。
來自 Repair request、寄給 me、lena 和 tom 的 Gmail 郵件，標示出該行，內含 Priya Nair 的答案表格和 Edit response 按鈕

摘要

當整個團隊都需要知道每筆新回應時，Google Forms 不夠用：每個人都得自己開啟通知，轉寄的郵件他們也打不開。使用 Formfacade，您只要輸入一次地址名單，名單上的每個人都會同時收到每筆新回應。建立您的表單並完成上述步驟。如有任何問題，請聯絡支援團隊。

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