Como ver os envios de formulário com assinaturas?

Boobesh Ramalingam
Cofundador da Guesswork.co.
"Eu gostaria de organizar por data as assinaturas do meu formulário de autorização"- Google Docs Editors Community

Um pai liga sobre a excursão deste ano e você precisa da autorização assinada dele na hora. Uma resposta do Google Forms mostra a assinatura só como um link, e uma planilha com as linhas do ano passado misturadas com as deste ano obriga você a rolar até achar a certa. Com o Formesign, você vê os envios do formulário na página Responses do Formesign, no Google Forms e no Google Sheets. A página Responses mostra cada formulário com a assinatura no lugar, então você não precisa abrir um link para vê-la, e no Google Sheets você pode ordenar as linhas por data.

Vamos começar. Crie seu formulário e siga os passos abaixo.

Ver envios no Google Forms

  • Clique em Crie seu formulário, clique em Enter your form name, digite o nome e clique em Generate
  • Confira o esboço e clique em Proceed. Na aba "Edit" do formulário, feche a caixa de diálogo "Add eSignature" que diz "Your signing link is ready".
A caixa de diálogo Add eSignature dizendo Your signing link is ready, com o ícone de fechar destacado e Share form e Add another signature em Manage
  • Clique na aba "Share", copie o link e envie para os signatários. As respostas aparecem na aba "Responses", que mostra Not complete yet até que todos tenham assinado.
  • Clique na aba "Responses"
As abas Edit, Preview, Share, Signed PDF e Responses, com Responses destacada
  • A visualização Google Forms aparece primeiro. Clique em <, > para navegar entre as respostas
  • Clique em View signed document para ver a assinatura
A visualização Google Forms na aba Responses, dizendo 5 responses, com Google Forms e o botão Submit to Google Forms destacados
Observação: esta visualização fica no Formesign. O Google Form do formulário mostra 0 responses até você clicar em Submit to Google Forms e em Proceed. O botão passa a dizer View in Google Forms. O link para a assinatura fica registrado como resposta do campo E-signature no Google Forms.

Ver os envios no Google Sheets

  • Na aba Responses, clique em Google Sheets
  • Clique em Link to Sheets, clique em Proceed e clique em View sheets
As visualizações da aba Responses, com Google Sheets destacado
Observação: quando as respostas são sincronizadas com o Google Sheets, todos os campos do formulário viram colunas e cada linha é uma resposta.
Uma planilha do Google chamada Field trip permission form (Responses), com uma linha por resposta, a mais antiga primeiro, e um link para a assinatura na coluna E-Signature
Para organizar as respostas por data, clique na coluna Timestamp > clique em Data > clique em Sort sheet > selecione Z to A.
A mesma planilha com a coluna Timestamp selecionada e o cabeçalho destacado e o menu Data aberto com Sort sheet destacado

Ver os envios na página Responses

  • Na aba Responses, clique em Kanban board
As visualizações da aba Responses, com Kanban board destacado
  • Clique em uma resposta para ver os detalhes
Observação: você pode imprimir respostas individuais com assinatura clicando no ícone de três pontos.
Os detalhes da resposta 5 do Field trip permission form com as respostas e a assinatura de Elena Torres e o ícone de três pontos destacado

Resumo

Quando os formulários assinados se acumulam ano após ano, uma lista de links e linhas antigas dificulta achar o que você precisa. Com o Formesign, você vê cada formulário com a assinatura na página Responses, e o Google Sheets lista todos com um link para cada assinatura, que você pode ordenar por data. Crie seu formulário e siga os passos acima. Se tiver dúvidas, escreva para o suporte.

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