¿Cómo ver los envíos de formularios con firmas?

Boobesh Ramalingam
Cofundador de Guesswork.co.
"Me gustaría organizar por fecha las firmas de mi formulario de permiso"- Google Docs Editors Community

Un padre llama por la excursión escolar de este año y necesitas su permiso firmado de inmediato. Una respuesta de Google Forms muestra la firma solo como un enlace y en una hoja con las filas del año pasado mezcladas con las de este año tienes que desplazarte para encontrar la correcta. Con Formesign, puedes ver los envíos del formulario en la página Responses de Formesign, en Google Forms y en Google Sheets. La página Responses muestra cada formulario con su firma en su lugar, así que no tienes que abrir un enlace para verla. En Google Sheets puedes ordenar las filas por fecha.

Empecemos. Crea tu formulario y sigue los pasos de abajo.

Ver los envíos en Google Forms

  • Haz clic en Crear tu formulario, haz clic en Enter your form name, escribe el nombre y haz clic en Generate
  • Revisa el esquema y haz clic en Proceed. En la pestaña "Edit" del formulario, cierra el cuadro de diálogo "Add eSignature" que dice "Your signing link is ready".
El cuadro de diálogo Add eSignature que dice Your signing link is ready, con su ícono de cerrar marcado y Share form y Add another signature en Manage
  • Haz clic en la pestaña "Share", copia el enlace y envíalo a tus firmantes. Sus respuestas aparecen en la pestaña "Responses", que dice Not complete yet hasta que todos hayan firmado.
  • Haz clic en la pestaña "Responses"
Las pestañas Edit, Preview, Share, Signed PDF y Responses, con Responses marcada
  • Primero se muestra la vista Google Forms. Haz clic en <, > para moverte entre las respuestas
  • Haz clic en View signed document para ver la firma
La vista Google Forms en la pestaña Responses, que dice 5 responses, con Google Forms y el botón Submit to Google Forms marcados
Nota: esta vista está en Formesign. El Google Form del formulario dice 0 respuestas hasta que haces clic en Submit to Google Forms y luego en Proceed. Entonces el botón dice View in Google Forms. El enlace a la firma se registrará como respuesta del campo E-signature en Google Forms.

Ver los envíos en Google Sheets

  • En la pestaña Responses, haz clic en Google Sheets
  • Haz clic en Link to Sheets, haz clic en Proceed y haz clic en View sheets
Las vistas de la pestaña Responses, con Google Sheets marcado
Nota: cuando las respuestas se sincronizan con Google Sheets, todos los campos del formulario se incluyen como columnas y cada fila es una respuesta.
Una hoja de Google Sheets llamada Field trip permission form (Responses), con una fila por respuesta, la más antigua primero y un enlace a la firma en la columna E-Signature
Para ordenar las respuestas por fecha, haz clic en la columna Timestamp > haz clic en Datos > haz clic en Ordenar hoja > selecciona Z a A.
La misma hoja con la columna Timestamp seleccionada y su encabezado marcado, además del menú Data abierto con Sort sheet marcado

Ver los envíos en la página Responses

  • En la pestaña Responses, haz clic en Kanban board
Las vistas de la pestaña Responses, con Kanban board marcado
  • Haz clic en una respuesta para ver los detalles
Nota: puedes imprimir respuestas individuales con firmas haciendo clic en el ícono de tres puntos.
Los detalles de la respuesta 5 del Field trip permission form con las respuestas, la firma de Elena Torres y el ícono de tres puntos marcado

Resumen

Cuando los formularios firmados se acumulan año tras año, una lista de enlaces y filas viejas hace difícil encontrar el que necesitas. Con Formesign, puedes ver cada formulario con su firma en la página Responses y Google Sheets los lista todos con un enlace a cada firma, que puedes ordenar por fecha. Crea tu formulario y completa los pasos de arriba. Si tienes alguna pregunta, escribe a soporte.

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