如何從試算表填入 Google Forms的下拉選單？

"我要怎麼用 Sheets 自動填入表單的選項？"- Google Docs Editors Community

您的供應商、產品或員工是 Google Sheets 中的一份清單，表單中的下拉式選單應該顯示這份清單今天的樣子。Google Forms 無法讀取 Sheet：您得手動貼上選項，而清單每次變動，表單就跟著落後。Apps Script 可以把它們複製過去，但需要有人撰寫並修正，而且下拉式選單仍然停在 1,000 個選項。使用 Formfacade，您連結試算表，再用簡單的英文或任何語言描述下拉式選單。您的填答者會看到目前的清單，輸入幾個字母就能找到他們要的選項。

以下是填入 Google Forms 下拉式選單的三種方法，從貼上清單到連結您的 Sheet，以及各自的不足之處。

Google Forms 中的下拉式選單問題

下拉式選單問題讓填答者從預先定義的選項清單中選擇一個答案。它和選擇題相似，填答者只能從可用的選項中選擇一個答案。與選擇題不同的是，選項會隱藏起來，直到填答者按一下下拉式欄位才會出現。這很適合長清單，讓表單保持精簡。

如何在 Google Forms 中加入下拉式選單問題？

在 Google Forms 中開啟您的表單 > 按一下 + 新增問題圖示 > 輸入問題標題 > 選擇 Dropdown 問題類型 > 在 Add option 中輸入答案選項 > 如果要讓問題成為必填，請開啟 Required 切換按鈕。
提示：不必手動逐一加入每個答案選項，您可以從試算表複製選項，貼到第一個答案選項欄位中。Google Forms 會自動把它們分成個別的選項。

限制

  • Google Forms 每個下拉式選單的選項有 1,000 個的硬性上限。比這更長的清單無法正確載入。
  • 沒有原生方式可以從 Google Sheet 取得選項。選項必須手動輸入或貼上。
  • 清單的任何變動，無論是新增、刪除或編輯選項，都需要開啟表單手動編輯。
要克服這些限制，您可以使用 Apps Script 或 Formfacade - Sheets Lookup 外掛程式，從 Google Sheets 填入 Google Form 的下拉選單。

方法1：Google Apps Script

Apps Script 可以讓您自動化 Google Forms、Sheets、Drive 和其他 Google Workspace 應用程式中的工作。您可以撰寫一段指令碼，讀取試算表中的一欄，並自動用這些值更新表單的下拉式選單。例如，如果您有一份列出 500 多家供應商的 Google Sheet，就能自動填入表單中的供應商下拉式選單，不必手動加入。

如何設定？

  • 在 Google Forms 中開啟您的表單 > 按一下右上角的 ⋮ 三點選單 > 選擇 Apps Script
  • 在 Apps Script 中，按一下 Create script > 貼上下列指令碼。
  • 將 YOUR_FORM_ID 和 YOUR_SHEET_ID 換成您表單和試算表網址中的 ID。將 QUESTION_TITLE 換成表單中下拉式選單問題的確切標題，包括大小寫和空格。
  • 完成這些變更後，儲存指令碼並按一下 Run 執行。Google 會要求您授權指令碼存取您的表單和試算表。按一下 Review Permissions，選擇您的 Google 帳戶，然後按一下 Allow。手動執行也能讓您在設定觸發條件之前確認指令碼可以運作。
  • 按一下左側欄的觸發條件圖示（時鐘）> 按一下 Create a new trigger > 在開啟的對話框中選擇要執行的函式：選擇 updateDropdown > 選擇活動來源：選擇 Time-driven > 選擇時間型觸發條件類型：選擇 Hour timer 或 Day timer > 選擇間隔：選擇您偏好的頻率（例如每小時或每天），然後按一下 Save。

如何找到您的表單 ID 和試算表 ID？

表單 ID：在 Google Forms 中開啟您的表單。在網址中，複製 /d/ 和 /edit 之間的字串。
https://docs.google.com/forms/d/FORM_ID/edit.
試算表 ID：開啟您的 Google Sheet。在網址中，複製 /d/ 和 /edit 之間的字串。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/SHEET_ID/edit.

限制

  • 需要撰寫並維護程式碼。指令碼可能在沒有任何警告的情況下停止運作，在有人發現並修正之前，填答者看到的選項會是過時的或缺漏的。
  • Google Forms 的下拉式選單無法顯示超過 1,000 個選項，Apps Script 也無法突破這個限制。
  • 每份表單都需要自己的指令碼和觸發條件。如果您有多份表單從同一份試算表取資料，就必須為每一份複製並維護這套設定。

方法 2：使用 Formfacade - Sheets Lookup

您可以使用 Formfacade 把 Google Sheet 連結到表單，完全不需要程式碼。用簡單的英文或任何語言描述您想要的，它就會用試算表中的資料填入您的下拉式選單。表單會自動與試算表保持同步。

如何設定？

您的 Google Form 需要一個下拉式選單問題，您的 Google Sheet 需要選項清單。
What do you want to do with your Google Sheets data? 畫面，標示 Populate a dropdown from Google Sheets
  • 貼上您的 Google Form 連結並按一下 Next。Formfacade 會複製您的問題
  • 選擇您的試算表並按一下 Next。如果還沒連結，請按一下 Connect a Google Sheet，並在 Google 的視窗中選擇它
  • 在「How do you want to connect?」下，編輯已用簡單英文寫好的指示，然後按一下 Proceed。例如：「用 Supplier 試算表中的名稱填入供應商下拉式選單」
  • 按一下 Preview your form 試用看看
  • 使用 Formfacade 分享連結收集回應。
您的下拉式選單會顯示試算表中的選項，清單變更時也會保持同步。

為什麼選擇這個做法？

  • 不需要 Apps Script。用一句簡單的英文指示取代指令碼。
  • 支援大型清單。可處理數百或數千個選項，沒有效能限制。
  • 彈性的介面。可以顯示標準下拉式選單，或在長清單上啟用搜尋自動完成。
  • 您的試算表是唯一的資料來源。在一個地方更新資料，每份連結的表單都會自動反映。
  • 您的試算表絕不會被修改。Formfacade 會鏡像您的資料以快速提供表單，且從不使用您試算表的寫入權限。

限制

  • 需要訂閱 Formfacade - Sheets Lookup。
  • 回應會照常記錄在 Google Forms 中，但您必須使用 Formfacade 連結，而不是原生的 Google Forms 網址來收集回應。

比較

Apps ScriptFormfacade - Sheets Lookup
需要寫程式是否
自動保持同步是（若觸發條件正常運作）是（每 30 分鐘或每次提交時）
支援超過 1,000 個選項否是
一份試算表，多個表單否，每個表單需各自的指令碼是
需要維護是否
費用免費需要訂閱
如果您的清單少於 1,000 個選項，而且您能自在地撰寫和維護指令碼，請使用 Apps Script。如果您想要可靠的免寫程式方案，尤其是清單很大、經常變動或需要供多個表單使用時，請使用 Formfacade - Sheets Lookup。

常見問題

我在試算表中新增一列時會發生什麼事？
使用 Formfacade，表單會自動同步，您不需要做任何事。預設每 30 分鐘或在表單提交時同步。使用 Apps Script，更新會在下一次觸發條件執行時發生，依您的排程每小時或每天一次。
選項的數量有上限嗎？
Google Forms 每個下拉式選單的選項有 1,000 個的硬性上限。Apps Script 無法突破這個限制。Formfacade 可以處理任何大小的清單，並會自動把長清單轉成邊輸入邊搜尋的介面。
一份試算表可以供應多份表單的下拉式選單嗎？
可以。匯入方式和外掛程式都支援把同一份試算表連結到多份表單。使用 Apps Script，每份表單都需要獨立的指令碼和觸發條件。
我可以控制下拉式選單中出現哪些選項嗎？
可以，使用 Formfacade 就行。您可以去除重複選項只顯示唯一值、排序或依條件篩選。例如：「只顯示 Status 欄為 Active 的供應商。」

摘要

當您的下拉式選項存放在 Google Sheet 中，Google Forms 無法讀取它們，所以貼上的清單會落後，指令碼則需要有人讓它持續運作。使用 Formfacade，您連結試算表並用簡單的英文描述下拉式選單，它就會隨著清單變動而更新。使用 Formfacade 把您的 Google Sheet 連結到表單。如有任何問題，請寫信給支援團隊。

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