Hoe vul je een Google Forms-dropdown vanuit een spreadsheet?

"Hoe kan ik de keuzes van mijn formulier automatisch vullen vanuit Sheets?"- Google Docs Editors Community

Je leveranciers, producten of medewerkers staan als lijst in Google Sheets, en een dropdown in je formulier moet die lijst tonen zoals hij vandaag is. Google Forms kan geen Sheet lezen: je plakt de opties er met de hand in, en het formulier loopt achter zodra de lijst verandert. Een Apps Script kan ze overzetten, maar iemand moet het schrijven en repareren, en een dropdown stopt nog steeds bij 1.000 opties. Met Formfacade koppel je je sheet en beschrijf je de dropdown in gewoon Engels of in elke andere taal. Je invullers zien de actuele lijst en kunnen een paar letters typen om hun keuze te vinden.

Hieronder staan drie manieren om een dropdown in Google Forms te vullen, van de lijst plakken tot je Sheet koppelen, en waar elke manier tekortschiet.

Dropdownvragen in Google Forms

Bij een dropdownvraag kiezen invullers één antwoord uit een lijst met vooraf ingestelde opties. Het lijkt op een meerkeuzevraag, omdat invullers maar één van de beschikbare antwoorden kunnen kiezen. Anders dan bij meerkeuze zijn de opties verborgen tot de invuller op het dropdownveld klikt. Dit werkt goed voor lange lijsten als je het formulier compact wilt houden.

Hoe voeg je een dropdownvraag toe in Google Forms?

Open je formulier in Google Forms > klik op het pictogram + om een vraag toe te voegen > typ de titel van de vraag > kies het vraagtype Dropdown > Typ de antwoordopties bij Add option > Wil je de vraag verplicht maken, zet dan de schakelaar Required aan.

Tip: In plaats van elke antwoordoptie met de hand toe te voegen, kun je de opties uit een spreadsheet kopiëren en in het eerste veld voor antwoordopties plakken. Google Forms splitst ze automatisch in aparte opties.

Beperkingen

Google Forms heeft een harde grens van 1.000 opties per dropdown. Langere lijsten laden niet goed.
Er is geen ingebouwde manier om opties uit een Google Sheet te halen. Opties moeten met de hand worden getypt of geplakt.
Elke wijziging in de lijst, of je nu een optie toevoegt, verwijdert of bewerkt, betekent het formulier openen en met de hand bewerken.

Om deze beperkingen te omzeilen, kun je Apps Script of de add-on Formfacade - Sheets Lookup gebruiken om een dropdown in een Google Form te vullen vanuit Google Sheets.

Methode #1: Google Apps Script

Met Apps Script automatiseer je taken in Google Forms, Sheets, Drive en andere Google Workspace-apps. Je kunt een script schrijven dat een kolom uit je sheet leest en de dropdown van je formulier automatisch met die waarden bijwerkt. Heb je bijvoorbeeld een Google Sheet met een lijst van 500+ leveranciers, dan vul je de leveranciersdropdown in je formulier automatisch, zonder ze met de hand toe te voegen.

Hoe stel je het in?

Open je formulier in Google Forms > klik rechtsboven op het menu ⋮ met de drie puntjes > kies Apps Script
Klik in Apps Script op Create script > plak het volgende script.
Vervang YOUR_FORM_ID en YOUR_SHEET_ID door de id's uit de URL's van je formulier en je sheet. Vervang QUESTION_TITLE door de exacte titel van je dropdownvraag zoals die in je formulier staat, inclusief hoofdletters en spaties.
Sla na deze wijzigingen je script op en klik op Run om het uit te voeren. Google vraagt je het script toegang te geven tot je formulier en je sheet. Klik op Review Permissions, kies je Google-account en klik op Allow. Door het handmatig uit te voeren kun je ook controleren of het script werkt voordat je de trigger instelt.
Klik op het pictogram Triggers (klok) in de linkerzijbalk > klik op Create a new trigger > Kies in het venster dat opent welke functie moet draaien: kies updateDropdown > Select event source: kies Time-driven > Select type of time based trigger: kies Hour timer of Day timer > Select interval: kies hoe vaak je wilt (bijvoorbeeld elk uur of elke dag) en klik op Save.

Hoe vind je je formulier-id en sheet-id?

Formulier-id: open je formulier in Google Forms. Kopieer in de URL de tekenreeks tussen /d/ en /edit.

https://docs.google.com/forms/d/FORM_ID/edit.

Sheet-id: open je Google Sheet. Kopieer in de URL de tekenreeks tussen /d/ en /edit.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/SHEET_ID/edit.

Beperkingen

Je moet code schrijven en onderhouden. Scripts kunnen zonder waarschuwing stoppen met werken, waardoor invullers verouderde of ontbrekende opties zien tot iemand het merkt en oplost.
Google Forms kan niet meer dan 1.000 opties in een dropdown tonen en Apps Script kan die grens niet omzeilen.
Elk formulier heeft een eigen script en trigger nodig. Als meerdere formulieren uit dezelfde sheet lezen, moet je de opzet voor elk formulier namaken en onderhouden.

Methode #2: Gebruik Formfacade - Sheets Lookup

Met Formfacade koppel je je Google Sheet zonder code aan je formulier. Beschrijf in gewoon Engels of in elke andere taal wat je wilt en het vult je dropdown met gegevens uit je sheet. Het formulier blijft automatisch synchroon met je sheet.

Hoe stel je het in?

Je Google-formulier heeft een dropdownvraag nodig en je Google Sheet de lijst met opties.

Klik op Koppel je Google Sheet aan je formulier
Klik op de pagina die opent op "Populate a dropdown from Google Sheets"

Plak de link van je Google-formulier en klik op Next. Formfacade kopieert je vragen
Kies je sheet en klik op Next. Heb je er nog geen gekoppeld, klik dan op Connect a Google Sheet en kies hem in het venster van Google
Pas onder "How do you want to connect?" de instructie aan die in gewoon Engels voor je is geschreven en klik op Proceed. Bijvoorbeeld: vul de dropdown voor leveranciers met de namen uit de sheet Supplier
Klik op Preview your form om het te proberen
Gebruik de deellink van Formfacade om antwoorden te verzamelen.

Je dropdown toont de opties uit je sheet en blijft synchroon als je lijst verandert.

Waarom deze aanpak?

Geen Apps Script nodig. Eén instructie in gewone taal in plaats van een script.
Ondersteunt grote lijsten. Verwerkt honderden of duizenden opties zonder prestatiegrenzen.
Flexibele weergave. Toon een gewone dropdown of zet zoeken met automatisch aanvullen aan voor lange lijsten.
Je sheet is de enige bron van waarheid. Werk gegevens op één plek bij en elk gekoppeld formulier neemt ze automatisch over.
Je sheet wordt nooit gewijzigd. Formfacade spiegelt je gegevens om formulieren snel te laden en gebruikt nooit schrijftoegang tot je sheet.

Beperkingen

Vereist een abonnement op Formfacade - Sheets Lookup.
Antwoorden worden zoals gewoonlijk in Google Forms opgeslagen, maar je moet de Formfacade-link gebruiken in plaats van de gewone Google Forms-URL om antwoorden te verzamelen.

Vergelijking

	Apps Script	Formfacade - Sheets Lookup
Vereist code	Ja	Nee
Blijft automatisch gesynchroniseerd	Ja (als de trigger werkt)	Ja (elke 30 minuten of bij elke inzending)
Werkt met meer dan 1.000 opties	Nee	Ja
Eén sheet, meerdere formulieren	Nee, apart script per formulier	Ja
Onderhoud nodig	Ja	Nee
Kosten	Gratis	Vereist een abonnement

Gebruik Apps Script als je lijst minder dan 1.000 opties heeft en je gewend bent scripts te schrijven en te onderhouden. Gebruik Formfacade - Sheets Lookup als je een betrouwbare optie zonder code wilt, vooral als je lijst groot is, vaak verandert of meer dan één formulier moet voeden.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik een nieuwe rij aan mijn sheet toevoeg?

Met Formfacade synchroniseert het formulier automatisch, zonder dat je iets hoeft te doen. Standaard synchroniseert het elke 30 minuten of wanneer het formulier wordt verzonden. Met Apps Script gebeurt de update de volgende keer dat de trigger afgaat, elk uur of elke dag, afhankelijk van je schema.

Is er een grens aan het aantal opties?

Google Forms heeft een harde grens van 1.000 opties per dropdown. Apps Script kan dat niet omzeilen. Formfacade verwerkt lijsten van elke omvang en maakt van lange lijsten automatisch een zoekveld dat al tijdens het typen zoekt.

Kan één sheet dropdowns in meerdere formulieren voeden?

Ja. Zowel de importmethode als de add-on ondersteunen het koppelen van dezelfde sheet aan meerdere formulieren. Met Apps Script heb je voor elk formulier een apart script en een aparte trigger nodig.

Kan ik bepalen welke opties in de dropdown verschijnen?

Ja, met Formfacade. Je kunt dubbele opties weghalen zodat alleen unieke waarden verschijnen, ze sorteren of filteren op een voorwaarde. Bijvoorbeeld: "Toon alleen leveranciers waarbij in de kolom Status Active staat."

Samenvatting

Als je dropdownopties in een Google Sheet staan, kan Google Forms ze niet lezen, dus een geplakte lijst loopt achter en een script heeft iemand nodig die het werkend houdt. Met Formfacade koppel je je sheet en beschrijf je de dropdown in gewone taal, en hij volgt de lijst als die verandert. Koppel je Google Sheet aan je formulier met Formfacade. Heb je vragen, schrijf dan naar support.