Quand utiliser Google Forms avec signature électronique plutôt qu'une plateforme de signature spécialisée ?
"une case à la fin des documents pour que le patient signe"- Google Docs Editors Community
C'est une question fréquente : 363 personnes ont demandé sur le forum de Google comment mettre une case de signature à la fin des documents d'admission dans Google Forms. Un cabinet de kinésithérapie qui accueille de nouveaux patients, un club qui reçoit des demandes d'adhésion et un événement qui prend des inscriptions collectent tous d'abord des réponses et la signature fait partie de ce même envoi. Google Forms n'a pas de question de signature. Une plateforme comme Docusign est faite pour les contrats, pas pour collecter des données, donc chaque personne recevrait un document séparé à signer après le formulaire. Avec Formesign, les répondants signent à la fin du formulaire qu'ils sont déjà en train de remplir et chaque réponse arrive avec son propre PDF signé.
Ci-dessous, nous voyons d'abord quand un formulaire avec signature convient mieux qu'une plateforme de signature, puis comment en ajouter une. Pour essayer, importez votre formulaire Google.
Quand utiliser des formulaires avec signature électronique plutôt que des plateformes de signature électronique spécialisées ?
Si votre besoin principal est de faire signer des contrats et des accords, des plateformes de signature électronique spécialisées comme Docusign, Echosign, etc. peuvent bien convenir. En revanche, si votre besoin principal est de collecter des données pour des demandes d'adhésion, des inscriptions à des événements, des formulaires d'admission de patients et autres, mais que vous devez aussi collecter des signatures lors de l'envoi du formulaire, vous pouvez utiliser la fonction de formulaires avec signature électronique. Formesign, un module complémentaire pour Google Forms, place la signature dans l'envoi du formulaire lui-même.
Comment ajouter des signatures dans Google Forms ?
- Publiez votre formulaire dans Google Forms, si ce n'est pas déjà fait.
- Cliquez sur Importer votre formulaire Google, sélectionnez Import your Google Forms, collez le lien de votre formulaire et cliquez sur Add signature
- Sélectionnez Simple signature et cliquez sur Next
- Sélectionnez la question après laquelle elle se place et cliquez sur Next
- Cliquez sur Preview signing experience pour tester le formulaire
Vous pouvez aussi modifier le formulaire pour le personnaliser, puis utiliser le lien de partage pour collecter auprès de vos utilisateurs des réponses avec signature. Pour des instructions détaillées avec captures d'écran, consultez cet article d'aide.
Cas d'usage des formulaires avec signature électronique
Formulaires d'inscription : les formulaires avec signature électronique peuvent servir aux inscriptions à des événements, où les participants peuvent signer par voie électronique des formulaires de consentement, des décharges de responsabilité ou des conditions d'inscription. Personne n'a besoin d'imprimer, de signer et de rendre du papier.
Demandes d'adhésion : les associations, les clubs et les organisations professionnelles peuvent utiliser des formulaires avec signature électronique pour les demandes d'adhésion. Les candidats peuvent signer par voie électronique les conditions d'adhésion, les chartes de bonne conduite ou d'autres documents requis pendant leur demande.
Décharges et formulaires de consentement : dans de nombreux secteurs, comme la santé, le fitness, les loisirs et l'organisation d'événements, les formulaires avec signature électronique servent à collecter des formulaires de consentement et des décharges. Les participants peuvent signer des formulaires par voie électronique pour reconnaître les risques et les conditions liés à leur participation.
Cas d'usage dans la santé des formulaires avec signature électronique
Formulaires d'admission de patients : les formulaires avec signature électronique peuvent servir à l'admission des patients, où les nouveaux patients peuvent signer par voie électronique les formulaires d'inscription, les questionnaires d'antécédents médicaux, les avis de confidentialité et les formulaires de consentement avant leur première visite ou leur rendez-vous.
Reconnaissance des pratiques de confidentialité : les formulaires avec signature électronique peuvent servir à s'assurer que les patients reconnaissent avoir compris les pratiques de confidentialité et les règles HIPAA. Les patients peuvent signer par voie électronique les avis de confidentialité, en reconnaissant comment leurs informations de santé protégées (PHI) seront utilisées et divulguées.
Autorisation d'accès au dossier médical : les patients peuvent autoriser par voie électronique la transmission de leur dossier médical à d'autres professionnels de santé, à des compagnies d'assurance ou à des tiers. Cela comprend la signature de formulaires de consentement pour les demandes de dossier médical, le partage d'informations pour une orientation vers un spécialiste ou la participation à des études de recherche.
Consentement éclairé pour les actes médicaux : les professionnels de santé peuvent utiliser des formulaires avec signature électronique pour obtenir le consentement éclairé des patients avant des actes médicaux, des opérations ou des traitements. Les patients peuvent lire les risques, les bénéfices et les alternatives et donner leur signature électronique pour montrer qu'ils ont compris et qu'ils acceptent.
Résumé
Si vous collectez des données et avez aussi besoin d'une signature dans le même envoi, une plateforme de signature électronique spécialisée est plus que ce qu'il vous faut et Google Forms n'a pas de question de signature. Avec Formesign, les répondants signent en remplissant le formulaire. Importez votre formulaire Google et suivez les étapes ci-dessus.
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