署名と一緒にファイルを依頼するには？

"署名者に署名と書類の両方を依頼したい"- DocuSign Community

給与担当は、署名済みの勤務表ごとに現場日誌を求めています。勤務表は Google Sheets で管理し、監督者が署名する欄があります。現場日誌はメールで届いてシートと別々になり、両方を印刷すればまたスキャンし直すことになります。DocuSign のフォーラムでも同じ要望が出ています。同じ署名者から署名と書類の両方をもらいたい、というものです。Formesign なら、監督者は署名の前に現場日誌を添付し、それが署名済み PDF に入ります。勤務表は Google Sheets のまま、給与担当は勤務表と現場日誌をまとめて受け取れます。

始めましょう。Google Sheet を接続して、以下の手順に従ってください。

1. 勤務表を接続する

Import Google Sheet をクリックし、勤務表のリンクを貼り付けて Add signature をクリックします。Let's connect your sheet で Next をクリックし、Google Drive でシートを選んでアクセスを許可します。署名するタブを選び、署名者 Supervisor を追加します。
Paste your Google Sheets link 画面。勤務表のリンクが貼り付けられ、Add signature ボタンに印が付いています

2. 監督者のブロックにファイルの質問を追加する

EDITで、ブロックのExpand workflowをクリックし、その中の項目をクリックします。右側の+をクリックして、質問にUpload site logと名前を付け、タイプをFile uploadに変更します。
Supervisor name、タイプをFile uploadにしたUpload site logという新しい質問、Supervisor signatureがあるSupervisorのブロック。質問追加ボタンとタイプの一覧に印が付いています

3. ファイルを署名済み PDF に追加する

質問をクリックし、歯車をクリックして Answer を開きます。Add as a reference in signed document をオンにして Save をクリックします。
ファイルの質問の Answer タブ。Add as a reference in signed document がオンになって印が付き、Save ボタンにも印が付いています

4. 監督者がファイルを添付して署名する

監督者は署名リンクを開き、Add file をクリックして現場日誌を選びます。署名して SUBMIT をクリックします。
スマートフォン幅で表示した Tom Reyes の 38 時間の Timesheet。site-log.pdf のアップロードと Ana Costa の手書き署名の両方に印が付き、署名日と Submit ボタンがあります

5. 現場日誌が署名済み PDF に入る

PDF、JPG、PNG ファイルは署名済み PDF のページになるので、給与担当は勤務表と現場日誌をまとめて受け取れます。ファイルの合計が 10 MB 以上の場合は、代わりにファイルへのリンクを載せた Attachments ページが PDF に追加されます。
PDF ビューアーで開いた署名済み PDF の 2 ページ目。印が付いた見出し Upload site log (Attachment) の下に、合計 38 時間の週の現場日誌があります

まとめ

署名者が署名と一緒にファイルを送る必要があるとき、メールで送ったファイルは記録と別々になってしまいます。Formesign なら、署名者は署名の前にファイルを添付し、それがフォームのほかの内容と一緒に署名済み PDF に入ります。Google Sheet を接続して、上記の手順を進めてください。ご不明な点があれば、サポートにお問い合わせください。

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