Wie schlage ich Google Sheets-Daten in Google Forms nach?

"Einzelnen Schülern ihre Ergebnisse zeigen, wenn sie ihre Matrikelnummer eingeben"- Google Docs Editors Community

Jemand gibt eine Matrikelnummer, eine Bestellnummer oder einen Gutscheincode ein, und das Formular soll den passenden Wert in Ihrem Google Sheet finden: die Noten, den Status der Bestellung, den Rabatt. 25 Personen im Google-Forum haben genau danach gefragt. Google Forms kann kein Sheet lesen, während jemand es ausfüllt, und Apps Script läuft erst nach dem Absenden. Mit Formfacade verbinden Sie Ihr Sheet und beschreiben den Lookup in einfachen Worten, und der Wert erscheint, sobald die Person antwortet. Sie können ihn anzeigen, ausblenden oder schreibgeschützt machen, und er wird mit der Antwort gespeichert.

Unten erfahren Sie, was ein Lookup ist, warum Apps Script ihn nicht kann und wie Sie ihn mit Formfacade einrichten.

Was ist ein Lookup in Google Forms?

Ein Lookup verbindet eine Frage in Ihrem Formular mit einer Spalte in Ihrem Google Sheet. Wenn eine befragte Person eine Antwort auswählt oder eingibt, fragt das Formular Ihr Sheet in Echtzeit ab und gibt anhand dieser Auswahl einen zugehörigen Wert zurück.

Wenn eine befragte Person zum Beispiel einen Gutscheincode eingibt, kann das Formular den passenden Rabatt in Ihrem Sheet nachschlagen und zurückgeben. Oder wenn eine befragte Person einen Schülernamen aus einem Dropdown auswählt, kann das Formular die E-Mail-Adresse dieses Schülers in Ihrem Sheet nachschlagen und zurückgeben. Die E-Mail-Adresse wird als Antwort für das Feld E-Mail-Adresse im Formular gespeichert. Sie können dieses Feld ausblenden, damit Befragte es beim Ausfüllen nicht sehen.

Das ist etwas anderes als das Füllen eines Dropdowns, bei dem das Sheet nur die Liste der Optionen liefert. Ein Lookup passiert, nachdem die befragte Person eine Auswahl getroffen oder einen Wert eingegeben hat, und gibt Daten aus Ihrem Sheet zurück, die zu ihrer Wahl passen.

Kann ich Apps Script verwenden?

Mit Apps Script können Sie ein Formular bearbeiten oder Aktionen auslösen, nachdem eine befragte Person das Formular abgeschickt hat. Es kann zum Beispiel in einem Sheet nachschlagen, um die Antwortmöglichkeiten eines Dropdowns zu aktualisieren, oder der befragten Person eine Bestätigungs-E-Mail senden. Apps Script kann in einem normalen Google-Formular aber nicht in Echtzeit auf die Eingabe einer befragten Person reagieren.

Ein Lookup verlangt, dass das Formular Ihr Sheet in dem Moment abfragt, in dem eine befragte Person eine Auswahl trifft oder einen Wert eingibt, und Apps Script hat keine Möglichkeit, das zu tun, während die befragte Person das Formular ausfüllt.

Google Forms per URL importieren

Wenn Sie Ihr Formular schon in Google Forms erstellt haben, können Sie es über die Formular-URL in Formfacade importieren. So entsteht eine Kopie Ihres Formulars in Formfacade, in der Sie den Lookup einrichten können. Wenn Befragte das Formular über den Formfacade-Link abschicken, werden die Antworten in Google Forms gespeichert. Mit der Funktion Link to Sheets in Google Forms können Sie Antworten automatisch in Echtzeit mit Google Sheets synchronisieren.

Nehmen wir dieses Beispiel. Ein Verwaltungsformular einer Schule zeigt ein Dropdown mit Schülernamen. Wenn ein Mitarbeiter einen Namen auswählt, wird die E-Mail-Adresse des Schülers automatisch im Sheet nachgeschlagen und mit der Antwort gespeichert. Das verhindert Tippfehler und sorgt dafür, dass die E-Mail-Adresse immer stimmt und aktuell ist. Das E-Mail-Feld kann ausgeblendet werden, damit der Mitarbeiter es beim Ausfüllen nicht sieht.

Wie richte ich es ein?

Ihr Google-Formular braucht die Frage, die beantwortet wird, und eine Frage für den nachzuschlagenden Wert. Ihr Google Sheet braucht für beides eine Spalte.

Klicken Sie auf Google Sheet mit Ihrem Formular verbinden
Klicken Sie auf der Seite, die sich öffnet, auf "Connect Google Sheets to your form with AI"

Fügen Sie den Link Ihres Google-Formulars ein und klicken Sie auf Next. Formfacade kopiert Ihre Fragen
Wählen Sie Ihr Sheet und klicken Sie auf Next. Wenn Sie noch keines verbunden haben, klicken Sie auf Connect a Google Sheet und wählen Sie es im Fenster von Google aus
Bearbeiten Sie unter "How do you want to connect?" die für Sie geschriebene Anweisung, um den Lookup umzusetzen, und klicken Sie auf Proceed. Zum Beispiel: "Wenn ein Mitarbeiter einen Schülernamen auswählt, schlage die E-Mail-Adresse im Sheet Students nach und gib sie zurück."
Klicken Sie auf Preview your form, um es auszuprobieren
Teilen Sie den Formfacade-Link mit Ihren Befragten.

Beschreiben Sie in einfachem Englisch oder in jeder anderen Sprache, was Sie wollen, und es fragt Ihr Sheet in Echtzeit ab, wenn eine befragte Person eine Auswahl trifft, und füllt die Antwort mit Daten aus Ihrem Sheet. Das Formular bleibt automatisch mit Ihrem Sheet synchron.

Nehmen wir ein weiteres Beispiel. Ein Einzelhandelsgeschäft nutzt ein Google-Formular, um Bestellungen aufzunehmen und Rabatte einzulösen. Wenn ein Kunde einen Gutscheincode eingibt, fragt das Formular das Sheet in Echtzeit ab und gibt den passenden Rabatt zurück. Wenn der Gutscheincode im Sheet nicht existiert, zeigt das Formular eine Fehlermeldung. Zum Beispiel: "Wenn ein Kunde einen Gutscheincode eingibt, schlage den passenden Rabatt im Sheet Discounts nach und gib ihn zurück."

Warum dieser Ansatz?

Kein Apps Script nötig. Richten Sie den Lookup mit einer Anweisung in einfachen Worten ein.
Verarbeitet große Datenmengen. Unterstützt Daten jeder Größe in Google Sheets ohne Leistungsgrenzen.
Flexible Oberfläche. Blenden Sie Lookup-Felder aus oder machen Sie sie schreibgeschützt, damit Befragte den zurückgegebenen Wert nicht bearbeiten können.
Ihr Sheet ist die einzige verlässliche Quelle. Aktualisieren Sie Daten an einer Stelle, und jedes verbundene Formular übernimmt sie automatisch.
Ihr Sheet wird nie verändert. Formfacade spiegelt Ihre Daten, um Formulare schnell auszuliefern, und nutzt nie Schreibzugriff auf Ihr Sheet.

Einschränkungen

Erfordert ein Abo von Formfacade - Sheets Lookup.
Antworten werden wie gewohnt in Google Forms erfasst, aber Sie müssen zum Sammeln der Antworten den Formfacade-Link statt der nativen Google Forms-URL verwenden.

Häufige Fragen

Kann ich den nachgeschlagenen Wert vor der befragten Person verbergen?

Ja. Sie können das Feld, das den zurückgegebenen Wert anzeigt, ausblenden. Der Wert wird trotzdem mit der Antwort gespeichert, aber die befragte Person sieht ihn beim Ausfüllen des Formulars nicht.

Was passiert, wenn der eingegebene Wert im Sheet nicht existiert?

Das Formular kann der befragten Person eine Fehlermeldung anzeigen. Wenn ein Kunde zum Beispiel einen ungültigen Gutscheincode eingibt, teilt ihm das Formular mit, dass der Code nicht existiert.

Kann der Lookup einen Wert aus einem anderen Sheet zurückgeben als dem, das das Dropdown versorgt?

Ja. Das Dropdown und der Lookup können mit verschiedenen Sheets verbunden sein.

Muss das Sheet ein bestimmtes Format haben, damit der Lookup funktioniert?

Nein. Solange die Suchwerte in einer Spalte und die zugehörigen Werte in einer anderen Spalte stehen, kann Formfacade mit Ihrer bestehenden Sheet-Struktur arbeiten.

Werden Antworten in Google Forms gespeichert?

Ja. Ob Sie die Import-Methode oder das Add-on verwenden, Antworten werden wie gewohnt in Google Forms gespeichert. Mit der Funktion Link to Sheets in Google Forms können Sie Antworten in Echtzeit mit Google Sheets synchronisieren.

Zusammenfassung

Wenn ein Formular einen Wert in Ihrem Google Sheet finden soll, während jemand antwortet, kann Google Forms das nicht, und Apps Script läuft erst nach dem Absenden. Mit Formfacade verbinden Sie Ihr Sheet und beschreiben den Lookup in einfachen Worten, und der Wert erscheint, während die Person das Formular ausfüllt. Verbinden Sie Ihr Google Sheet mit Ihrem Formular mit Formfacade. Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie an den Support.