Come cercare dati da Google Sheets in Google Forms?

"Mostrare a ogni studente i suoi risultati inserendo il numero di matricola"- Google Docs Editors Community

Qualcuno inserisce un numero di matricola, un numero d'ordine o un codice coupon, e il modulo dovrebbe trovare il valore corrispondente nel tuo Google Sheet: i voti, lo stato dell'ordine, lo sconto. 25 persone sul forum di Google hanno chiesto proprio questo. Google Forms non può leggere un foglio mentre qualcuno lo compila, e Apps Script viene eseguito solo dopo l'invio. Con Formfacade, colleghi il tuo foglio e descrivi il lookup in inglese semplice, e il valore compare appena la persona risponde. Puoi mostrarlo, nasconderlo o renderlo di sola lettura, e viene registrato con la risposta.

Qui sotto trovi cos'è una ricerca (lookup), perché Apps Script non può farla e come configurarne una con Formfacade.

Cos'è un Lookup in Google Forms?

Un lookup collega una domanda del tuo modulo a una colonna del tuo Google Sheet. Quando chi risponde seleziona o inserisce una risposta, il modulo interroga il tuo foglio in tempo reale e restituisce un valore collegato a quella scelta.
Per esempio, quando chi risponde inserisce un codice coupon, il modulo può cercare e restituire lo sconto applicabile dal tuo foglio. Oppure, se chi risponde seleziona il nome di uno studente da un elenco a discesa, il modulo può cercare e restituire l'indirizzo email di quello studente dal tuo foglio. L'indirizzo email viene registrato come risposta del campo email del modulo. Puoi scegliere di nascondere questo campo così chi risponde non lo vede mentre compila il modulo.
È diverso dal popolare un elenco a discesa, dove il foglio fornisce solo l'elenco delle opzioni. Un lookup avviene dopo che chi risponde fa una scelta o inserisce un valore e restituisce dati dal tuo foglio in base a ciò che ha scelto.

Posso usare Apps Script?

Apps Script si può usare per modificare un modulo o avviare azioni dopo che chi risponde invia il modulo. Per esempio, può consultare un foglio per aggiornare le opzioni di un elenco a discesa o inviare un'email di conferma a chi ha risposto. Però Apps Script non può reagire in tempo reale a ciò che chi risponde inserisce in un Google Form nativo.
Un lookup richiede che il modulo interroghi il tuo foglio nel momento in cui chi risponde fa una scelta o inserisce un valore, e Apps Script non ha modo di farlo mentre chi risponde sta compilando il modulo.

Importa Google Forms tramite URL

Se hai già creato il tuo modulo in Google Forms, puoi usare il suo URL per importarlo in Formfacade. In questo modo si crea una copia del modulo in Formfacade dove configuri il lookup. Quando chi risponde invia il modulo dal link di Formfacade, le risposte vengono registrate in Google Forms. Puoi usare la funzione Link to Sheets di Google Forms per sincronizzare automaticamente le risposte con Google Sheets in tempo reale.
Prendiamo questo esempio. Un modulo amministrativo di una scuola mostra un elenco a discesa con i nomi degli studenti. Quando un membro del personale seleziona un nome, l'indirizzo email dello studente viene cercato automaticamente nel foglio e registrato con la risposta. Così si eliminano gli errori di inserimento manuale e l'indirizzo email è sempre corretto e aggiornato. Il campo email può essere nascosto così chi compila il modulo non lo vede.

Come si configura?

Il tuo Google Form ha bisogno della domanda a cui le persone risponderanno e di una domanda per il valore da cercare. Il tuo Google Sheet ha bisogno di una colonna per ciascuna.
What do you want to do with your Google Sheets data?, con Connect Google Sheets to your form with AI evidenziato
  • Incolla il link del tuo Google Form e fai clic su Next. Formfacade copierà le tue domande
  • Seleziona il tuo foglio e fai clic su Next. Se non ne hai ancora collegato uno, fai clic su Connect a Google Sheet e sceglilo nella finestra di Google
  • Sotto "How do you want to connect?", modifica l'istruzione già scritta per te per impostare il lookup e fai clic su Proceed. Per esempio: "When a staff member selects a student name, look up and return the email address from the Students sheet."
  • Fai clic su Preview your form per provarlo
  • Condividi il link di Formfacade con chi deve rispondere.
Descrivi quello che vuoi in inglese semplice o in qualsiasi lingua: interrogherà il tuo foglio in tempo reale quando chi risponde fa una scelta e compilerà la risposta con i dati del foglio. Il modulo resta sincronizzato con il foglio automaticamente.
Prendiamo un altro esempio. Un negozio usa un Google Form per ricevere ordini e gestire i codici sconto. Quando un cliente inserisce un codice coupon, il modulo interroga il foglio in tempo reale e restituisce lo sconto applicabile. Se il codice non esiste nel foglio, il modulo mostra un messaggio di errore. Per esempio: "When a customer enters a coupon code, look up and return the applicable discount from the Discounts sheet."

Perché questo metodo?

  • Nessun Apps Script. Imposta il lookup con un'istruzione in inglese semplice.
  • Gestisce grandi quantità di dati. Supporta dati di qualsiasi dimensione in Google Sheets senza limiti di prestazioni.
  • Interfaccia flessibile. Nascondi i campi di lookup o rendili di sola lettura così chi risponde non può modificare il valore restituito.
  • Il tuo foglio è l'unica fonte di verità. Aggiorna i dati in un solo posto e ogni modulo collegato li riflette automaticamente.
  • Il tuo foglio non viene mai modificato. Formfacade copia i tuoi dati per servire i moduli velocemente e non usa mai l'accesso in scrittura al tuo foglio.

Limiti

  • Richiede un abbonamento a Formfacade - Sheets Lookup.
  • Le risposte vengono registrate in Google Forms come al solito, ma per raccogliere le risposte devi usare il link di Formfacade invece dell'URL nativo di Google Forms.

Domande frequenti

Posso nascondere a chi risponde il valore trovato?
Sì. Puoi scegliere di nascondere il campo che mostra il valore restituito. Il valore viene comunque registrato con la risposta, ma chi risponde non lo vede mentre compila il modulo.
Cosa succede se il valore inserito da chi risponde non esiste nel foglio?
Il modulo può mostrare un messaggio di errore a chi risponde. Per esempio, se un cliente inserisce un codice coupon non valido, il modulo lo avvisa che il codice non esiste.
Il lookup può restituire un valore da un foglio diverso da quello che alimenta l'elenco a discesa?
Sì. L'elenco a discesa e il lookup possono essere collegati a fogli diversi.
Il foglio deve avere un formato specifico perché il lookup funzioni?
No. Basta che i valori da cercare siano in una colonna e i valori collegati in un'altra: Formfacade funziona con la struttura che il tuo foglio ha già.
Le risposte vengono registrate in Google Forms?
Sì. Che tu usi il metodo di importazione o il componente aggiuntivo, le risposte vengono registrate in Google Forms come al solito. Puoi usare la funzione Link to Sheets di Google Forms per sincronizzare le risposte con Google Sheets in tempo reale.

Riepilogo

Quando un modulo dovrebbe trovare un valore nel tuo Google Sheet mentre qualcuno risponde, Google Forms non può farlo e Apps Script viene eseguito solo dopo l'invio. Con Formfacade, colleghi il tuo foglio e descrivi il lookup in inglese semplice, e il valore compare mentre la persona compila il modulo. Collega il tuo Google Sheet al tuo modulo con Formfacade. Se hai domande, scrivi all'assistenza.

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