Google Forms 符合 HIPAA 嗎？

Boobesh Ramalingam
Guesswork.co 共同創辦人。

在第一位病患填寫您的 Google Form 之前，您需要知道它是否可以存放病患的健康資料。預設情況下，不行。Google Forms 只有在 Google Workspace Business 或 Enterprise 方案，並與 Google 簽署商業夥伴協議（BAA）時，才能收集 PHI。免費的個人版完全不能用於 PHI。即使有 BAA，存取控管以及避免 PHI 被公開分享仍是您的責任，而且有幾項防護措施是靠關閉功能來達成。Formesign 為同一份表單提供符合 HIPAA 的工作區，並以自家的 BAA 作為保障。

本文先說明 Google 的要求。若要現在就在 Formesign 開始，請建立您的表單。接近結尾的方法 2 會說明步驟。

HIPAA 合規：產品 + 流程

HIPAA 合規取決於產品 (Google Forms)，也取決於產品的使用方式 (您)：
  1. 產品：您使用的 Google Forms 版本必須具備保護 PHI 所需的安全和隱私功能，例如傳輸中與靜態資料加密、稽核記錄、存取控制和共用權限等必要保護措施。
  2. 流程：您必須定義表單的目的，找出並限制表單中必須收集的 PHI。您也應定義收集到的 PHI 如何處理、誰可以存取，以及發生資料外洩時要通報。
此外，您也必須培訓處理 PHI 的同事，讓他們了解 HIPAA 法規以及如何使用產品來確保符合 HIPAA。

如何讓 Google Forms 符合 HIPAA？

步驟1：升級至符合 HIPAA 資格的 Google Workspace 方案

使用個人帳戶（@gmail.com）建立的 Google Forms 無法符合 HIPAA，因為 Google 不為個人帳戶提供 BAA。您可以升級到支援 HIPAA 合規的付費 Google Workspace 方案，例如 Business Starter、Business Standard、Business Plus 或任何 Enterprise 方案。免費版和個人版都不符合資格。

步驟2：簽署 Google 的 Business Associate Agreement（BAA）

如果您訂閱了 Google Workspace，請與 Google 簽署 Business Associate Addendum，並為您的帳戶設定存取控制，以符合 HIPAA 的要求。若要檢閱並接受 BAA：
  1. 使用 Google Workspace 的管理員帳戶登入管理控制台
  2. 在管理控制台中，按一下選單圖示 > 按一下 Account > 按一下 Account settings
  3. 在 Account settings 頁面，按一下 Legal and Compliance > 按一下 Security and Privacy Additional Terms
  4. 按一下 Google Workspace/Cloud Identity HIPAA Business Associate Amendment 檢閱修訂內容
  5. 按一下 Review and Accept > 回答全部三個問題，確認您是 HIPAA 涵蓋實體（covered entity）或其 Business associate
  6. 若要接受 HIPAA BAA，請按一下 OK。
Google Workspace 管理控制台的 Security and Privacy Additional Terms 頁面，顯示 HIPAA Business Associate Amendment

步驟 3：依照 HIPAA 隱私規則設定您的表單

HIPAA 隱私規則規範了受保護健康資訊 (PHI) 的允許使用與揭露。使用 Google Forms 收集 PHI 時，您應遵循以下步驟：
  • 限制 PHI 收集。您必須將 Google Forms 設定為只收集最低必要的 PHI。除非表單的特定目的需要，否則應避免詢問敏感資訊。
  • 設定資料保留與刪除規則。如果必須收集敏感的病患資料，請為收集到的 PHI 建立明確的資料保留政策與程序。確保資料在不再需要時，從 Google Forms 和連結的 Google Sheets 中永久移除。
  • 提供隱私權實務通知。提供通知，告知個人其隱私權利及行使方式，以及其醫療資訊可能如何被使用和揭露。您可以在 Google Forms 中建立包含此通知的區段，或將它發布在您的網站上，並在用來收集 PHI 的 Google Forms 中加入連結。
  • 取得同意 & 授權。將您的 Google Forms 設定為取得同意，以便為執行治療、付款和醫療保健作業而使用和揭露 PHI。

步驟 4：依照 HIPAA 安全規則設定您的表單

HIPAA 安全規則定義了保護 PHI 的行政、實體和技術保護措施。使用 Google Forms 收集 PHI 時，您應遵循以下步驟：
  • 使用個人登入和 MFA。實施使用者驗證和存取控制，防止未經授權的人存取 PHI。要求每位團隊成員用自己的帳戶登入，並開啟兩步驟驗證。絕對不要使用共用登入，否則無法依使用者追蹤系統存取和活動。
  • 實施存取控制。只與經授權的人分享您的 Google Forms 和連結的 Google Sheets，以限制對收集到的 PHI 的存取。與 Google Forms 不同，Google Sheets 提供精細的存取控制功能。透過 Google Sheets 與團隊分享資料，設定適當的使用者驗證、權限等級和存取限制，以保護資料機密性。
  • 不要在標題和檔案名稱中放入 PHI。絕對不要把病患資訊放在表單標題或連結試算表的名稱中，因為這些很容易意外外洩。
  • 關閉回應收據。安全規則並未明文禁止使用電子郵件傳送 e-PHI，但建議實施限制存取的政策和程序。由於 Google Forms 的回應收據功能無法自訂內容，只有在絕對必要時才應啟用此選項。
  • 絕不預先填寫 PHI。Google Forms 允許透過網址參數傳遞值來預先填寫答案。您不得使用此功能預先填寫 PHI，因為它會外洩。

步驟 5：培訓您的員工

合規是持續的工作，而不是一次性的設定。請培訓每位處理 PHI 的人員，了解 HIPAA 規則及如何正確使用這些表單：設定適當的權限和可見度、不在標題和預填連結中放入 PHI，以及知道如何通報疑似外洩。請定期更新這項培訓。

即使簽署了 BAA 仍存在的缺口

您已簽署 BAA，依照隱私規則和安全規則設定了表單，也培訓了員工。即便如此，這些保護措施大多只是權宜之計。您是放棄功能，而不是讓功能變得安全。這些限制的問題在於，它們限制了您能使用的功能，也降低了病患體驗。仍有幾個缺口是 Google Forms 本身無法填補的：
  • 失去功能，而不是保護功能。關閉收據和避免預先填寫，是靠移除實用功能來保護 PHI。沒有內建方式能在不暴露 PHI 的情況下以電子郵件寄送回應，或預先填寫已知病患的資料。
  • 沒有欄位層級權限。存取權是全有或全無：任何擁有表單或其連結試算表編輯權限的人都能看到每筆回應，所以很難落實「最低必要」標準。
  • 沒有電子簽名或同意收集。沒有內建方式收集已簽署的隱私權實務確認書，或使用與揭露的授權書。
  • 沒有版本管理或病患 PDF。編輯過的回應沒有稽核軌跡，也沒有提供給病患的提交內容 PDF 副本。
  • 外掛程式不在 Google 的 BAA 範圍內。Google 的 BAA 不涵蓋 Marketplace 外掛程式，所以任何接觸 PHI 的外掛程式都必須與您的機構另簽自己的 BAA。

Google Forms 無法處理的臨床工作流程

除了合規之外，以下問題在醫療保健中經常出現，而 Google Forms 沒有內建的解決方案：
上傳檔案會強迫病患登入。Google Forms 的檔案上傳問題要求填答者以 Google 帳戶登入，所以收集保險卡、處方箋或附照片的身分證件，就代表每位病患都需要 Google 登入，而許多病患沒有或不願使用。
授權無法依病患限定範圍。資料釋出同意或授權通常只對特定的人和一段期間有效，但 Forms 無法這樣限制表單。員工最後只好為每位病患複製一份表單，並以病患姓名命名，把病患姓名 (PHI) 放進檔案標題，這正是隱私規則所警告的做法。
沒有臨床計分。PHQ-9、GAD-7、AUDIT 等經過驗證的評估會為每個答案加權，並將總分對應到嚴重程度等級。Google Forms 只提供對錯式的測驗評分，沒有加權計分，所以無法計算這些結果，員工只能用 Google Sheets 手動計算。
多份表單之間無法共用資料。初診通常代表要依序填寫好幾份表單，例如病患初診表、評估和資料釋出授權，而 Google Forms 無法在它們之間傳遞資料。病患得在每一份上重新輸入相同的姓名、電子郵件和資料，既浪費時間又容易出錯。
沒有排程或提醒。有些評估必須定期重複進行 (例如每兩週一次 PHQ-9)，以追蹤長期進展。Google Forms 無法定期寄送表單，也無法催促沒有回應的病患，所以員工得記得重新寄送並手動追蹤。
填補這些缺口，正是專用工具的用武之地。在 Formesign 中有兩種做法，取決於您的表單已經在 Google Forms 中，還是要從頭開始。這兩種做法都有我們自己的 BAA 和 SOC 2 Type II 認證作為後盾。

使用 Formesign 打造符合 HIPAA 的 Google Forms

有兩種方法，適合不同的團隊。
  1. 已經在簽有 BAA 的 Google Workspace 中建立表單，也訓練好員工使用了嗎？加入 Formesign HIPAA form 外掛程式，繼續在原地工作。
  2. 剛開始，或是用個人帳戶建立了表單嗎？透過網址將 Google Form 匯入 Formesign 符合 HIPAA 的工作區。

方法 1：Formesign - HIPAA compliance for Google Forms 外掛程式

您的表單留在 Google Forms 中，外掛程式為它加上合規功能。將欄位標記為 PHI，就能在通知電子郵件、試算表匯出和預填連結中遮蔽它們；設定欄位層級權限 (可編輯、唯讀或隱藏)；收集同意與授權的電子簽名；並為回應編輯保留有版本的稽核記錄。不必改變您的工作流程，就能填補上述缺口。
  1. 安裝 Formesign - HIPAA compliance for Google Forms 外掛程式
  2. 將欄位標記為 PHI：在 Google Forms 中開啟表單 > 點選外掛程式圖示 > 選擇 Formesign - HIPAA compliance for Google Forms > 點選 Check HIPAA compliance，依照提示完成檢查。
  3. 取得同意：點選外掛程式圖示 > 選擇 Formesign - HIPAA compliance for Google Forms > 點選 Add e-signature，依照提示在表單中加入簽名選項，用於同意和授權。
  4. 收集回應：使用 Formesign 分享連結向病患收集回應，或使用會自動建立安全預填的電子郵件選項，填入病患的姓名和電子郵件，而不會在網址中暴露。

方法 2：將您的 Google Form 匯入 Formesign

Make a copy of Google Form and make it HIPAA compliant 畫面，已貼上表單連結，並標示 Make my form compliant 按鈕
  • 顯示 Verify your Google Forms setup meets HIPAA requirements with Formesign 時，點選 Proceed，再點選 Next。
  • 在 Select fields that contain PHI 下，勾選每個可能包含受保護健康資訊的欄位，然後點選 Next。
  • 點選 Sign BAA，依照提示在 Formesign 中建立符合 HIPAA 的表單。這個步驟無法略過。
  • 收集回應：使用 Formesign 分享連結向病患收集回應，或使用會自動建立安全預填的電子郵件選項，填入病患的姓名和電子郵件，而不會在網址中暴露。

為什麼選擇 Formesign

無論您選擇哪條路，Formesign 也會填補上述的臨床工作流程缺口：
病患上傳檔案不必登入。Formesign 會把 Google Forms 的檔案上傳欄位轉換成 HTML 上傳，讓病患不需要 Google 帳戶就能附上保險卡、處方箋或身分證件。檔案預設儲存在 Formesign 符合 HIPAA 的 Google Cloud 基礎架構中，也可以選擇同步到您自己的 Google Drive (請將該 Drive 置於您的 Workspace BAA 之下，讓同步的檔案也受到涵蓋)。
一份表單即可完成有日期、依病患區分的授權。用公式自動設定授權期間，開始日期用 TODAY()，到期日用 TODAY().add(2, "years")，並加入在提交時記錄每位病患資料的欄位。這樣一份表單就能服務每位病患，每次提交都帶有自己的有效期間。不必為每位病患複製表單，檔案標題中也不會出現病患姓名。
自動評估計分。為每個答案指定加權分數，Formesign 會加總並對應到嚴重程度等級，不必手動統計就能為 PHQ-9、GAD-7 和 AUDIT 等量表計分。
表單互相連結，只需輸入一次。連結您的初診表單，提交一份後就會顯示附有下一份連結的感謝訊息，共同的答案會自動帶入，不必重新輸入。姓名和電子郵件等重複的資料會透過安全的預填連結傳遞，因此絕不會暴露在網址中。
排程表單與提醒。將表單設定為定期寄出 (每天、每週或每月)，Formesign 會在每個週期自動以電子郵件寄出連結，並向未及時完成的人寄送提醒。這讓像每兩週一次 PHQ-9 這樣定期、以量測為基礎的評估自動運作。

比較

以下一覽 Google Forms 與 Formesign HIPAA form 在上述合規防護與臨床流程上的比較。
功能Google FormsFormesign
HIPAA BAA否是
欄位層級權限否是
在郵件與匯出中遮蔽 PHI否 是 
回應層級稽核記錄僅限檔案層級是
電子簽名否是
回應與已簽署 PDF否是
免登入檔案上傳否是
評估計分（PHQ-9、GAD-7 等） 否是
連結表單與安全預填否是
 排程表單與提醒否是 

常見問題

Google Forms 預設符合 HIPAA 嗎？

不符合。只有在簽有 BAA 並正確設定的付費 Google Workspace 方案上，才能讓它符合規範。HIPAA 合規最終取決於產品本身和您的使用方式。

Google Forms 能做到符合 HIPAA 嗎？

可以。您需要支援 HIPAA 的 Google Workspace 方案 (Business Starter 以上或 Enterprise)、在管理控制台中接受的已簽署 Business Associate Agreement，以及為符合 HIPAA 要求而妥善設定的存取控制、共用設定和員工培訓

免費版 Google Forms 符合 HIPAA 嗎？

不符合。Google 不為免費的個人 (gmail.com) 帳戶提供 BAA，因此免費版不能合法用於收集、儲存或傳輸 PHI。

我可以用 Google Forms 製作病患初診表單嗎？

只有在簽有 BAA 且保護措施設定正確的情況下才行。由於病患初診幾乎都涉及 PHI，而 Forms 缺少欄位層級存取控制和回應層級稽核記錄，許多機構會加入專用外掛程式，或使用專為初診打造的工具。

用電子郵件寄送 Google Forms 回應符合 HIPAA 嗎？

預設並不符合。通知和收據電子郵件包含完整回應，其中也包括任何 PHI，所以只要有一封寄到不在 BAA 涵蓋範圍內的信箱，就是不被允許的揭露。若要安全地以電子郵件寄送回應，請在訊息中遮蔽或移除 PHI，或完全停用電子郵件通知。

摘要

如果您要收集病患資料，Google Forms 需要付費的 Workspace 方案、已簽署的 BAA，以及會拿掉功能的變通做法。使用 Formesign，您只要將表單匯入符合 HIPAA 的工作區、標記含病患資料的欄位並簽署 BAA。請依照方法2的說明建立您的表單。如有任何問題，請寫信給支援團隊。

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